Zakelijke oproepen tijdens uw vakantie: 5 opties

Zie ook: Oproepen buiten kantooruren afhandelen | Virtuele secretaresse voor uw mobiele telefoon

Kort samengevat: zakelijke oproepen tijdens uw vakantie kunt u op vijf manieren opvangen: met een begroeting met terugkeerdatum op de voicemail van uw provider, door door te schakelen naar een collega, met de voicemail van Heilo met een vakantiebegroeting en sms-meldingen, met een automatisch e-mailbericht en aangepaste openingstijden bij Google, of met een antwoordservice. Neemt niemand uw werk over, dan is voicemail met een vakantiebegroeting het eenvoudigst en ziet u dringende zaken in de sms-meldingen.

Wat u vóór uw vakantie moet regelen

Bepaal wie dringende zaken afhandelt en of u zelf überhaupt bereikbaar wilt zijn.
Kies de terugkeerdatum die u aan bellers noemt en houd u eraan.
Controleer waar de berichten van bellers terechtkomen en wie ze bekijkt.
Noteer hoe u de wijzigingen na terugkomst ongedaan maakt: begroeting, doorschakeling en meldingen.

Optie 1: voicemail van uw provider met een vakantiebericht

Spreek een begroeting in met uw terugkeerdatum en, als iemand u vervangt, diens nummer. Het voordeel is dat u niets aan uw doorschakelingen verandert. Het nadeel is dat u berichten één voor één afluistert en ze niet als tekst ziet. Kosten en beschikbaarheid van de mailbox controleert u in uw abonnement.

Optie 2: doorschakelen naar een collega of vervanger

Veel mobiele netwerken gebruiken **21*doelnummer# om alle oproepen door te schakelen en **61*doelnummer# voor alleen onbeantwoorde oproepen; uitzetten kan met ##21# of ##61#. De codes en het nummerformaat verschillen per provider, dus controleer de instructies van uw provider. Het nadeel is dat de vervanger uw klanten moet kennen en een lijst van de belangrijkste moet hebben. De stappen staan in de gids voor het instellen van doorschakeling.

Hebt u een Heilo Line-nummer? In het dashboard wijst u de telefoon van de vervanger aan als de telefoon waarnaar Heilo inkomende oproepen doorverbindt; neemt de vervanger niet op, dan komt de beller bij de voicemail. Gesprekken via het zakelijke nummer neemt Heilo op zoals die van uzelf.

Optie 3: Heilo Voicemail met een vakantiebegroeting

Met Heilo Voicemail schakelt uw provider onbeantwoorde oproepen door naar Heilo, hoort de beller uw begroeting en laat een bericht achter. Heilo praat niet met de beller en beoordeelt niet welke zaak dringend is: dat bepaalt u. Elk achtergelaten bericht komt in het dashboard met een opname, een transcriptie en een samenvatting. Met meldingen aan krijgt u een sms met de gegevens van de beller, het onderwerp en een link.

Verander vóór vertrek in het dashboard de vaste begroeting van het nummer in een vakantiebegroeting. U spreekt hem zelf in of typt een tekst die Heilo voorleest.
Moet de telefoon helemaal niet overgaan, schakel dan alle oproepen door (**21* met het Heilo-nummer, als uw provider die code gebruikt) en zet na terugkomst het doorschakelen van onbeantwoorde oproepen (**61*) terug.
Zet de melding voor achtergelaten voicemailberichten aan. De sms kan naar uw nummer gaan of naar een ander mobiel nummer dat met een code is bevestigd, bijvoorbeeld dat van uw vervanger.
Stel eventueel een sms aan de beller in die na een achtergelaten bericht wordt verstuurd (uw eigen tekst, bijvoorbeeld de terugkeerdatum en een e-mailadres); zie de gids over een automatische sms na een gemiste oproep.
Zet na terugkomst de gebruikelijke begroeting terug.

Het begroetingsschema werkt per weekdag en tijdstip, niet per datum. U kunt dus niet vooraf een wijziging voor een bepaalde dag inplannen. Op een Heilo Line-nummer kunt u in plaats van een providercode voor de duur van uw vakantie in het dashboard de afhandeling van oproepen op "Voicemail" zetten.

Voorbeeld van een begroeting: "Goedendag, u bent verbonden met [bedrijf]. Ik ben op vakantie tot [datum]. Laat uw naam, nummer en een korte omschrijving achter, ik bel u na terugkomst terug. In dringende gevallen belt u [naam] op [nummer]."

Optie 4: automatisch e-mailbericht en openingstijden bij Google

Stel in uw e-mail een automatisch antwoord in met uw terugkeerdatum en een contact voor dringende zaken. Voer in uw Google Bedrijfsprofiel aangepaste openingstijden in voor de periode dat u weg bent: de Google-hulp beschrijft zulke tijden voor feestdagen en andere uitzonderlijke dagen (gecontroleerd op 20 oktober 2026). Informeer vaste klanten voor uw vertrek.

Optie 5: antwoordservice

Een persoon beantwoordt oproepen live volgens uw instructies. De prijs hangt af van de uren en het aantal oproepen; vraag dus een offerte aan. U moet ook instructies voor de medewerkers voorbereiden. Voor een indruk van de kosten: hoeveel kost een antwoordservice?

Welke optie past?

Bij een korte vakantie zonder vervanger kiest u voicemail met een vakantiebegroeting en stuurt u uw vaste klanten een e-mail.
Bij een langere vakantie doet u hetzelfde en voegt u een vervanger toe wiens nummer de sms'jes over nieuwe berichten ontvangt.
Hebt u een receptie, schakel dan oproepen door naar de vervanger.

Wat kost het?

Heilo Voicemail omvat berichten na gemiste oproepen: de opname, tekst, samenvatting en sms-melding. De facturering is maandelijks en btw komt bij de betaling. De fair-use-limiet is 500 minuten opnames per nummer per kalendermaand; hij is informatief en blokkeert geen oproepen. Kosten van uw provider voor doorgeschakelde oproepen komen apart. De oplossing wordt beschreven op de pagina over zakelijke voicemail. Wilt u ook gesprekken opnemen die u zelf aanneemt, dan zijn er de abonnementen Heilo Select en Heilo Line; alle prijzen staan op de prijzenpagina.

Gecontroleerd op 20 oktober 2026

Veelgestelde vragen

Hoe schakel ik over naar een vakantiebegroeting en terug?

In het Heilo-dashboard wijzigt u vóór vertrek de vaste begroeting van het nummer en zet u die na terugkomst terug. Het begroetingsschema werkt per weekdag en tijdstip, niet per datum.

Hoe zit het met klanten die een afspraak willen boeken?

Spreek een e-mailadres in bij de begroeting, want een link kan niemand op gehoor noteren. Zet de boekingslink (bijvoorbeeld Calendly) in de sms die Heilo de beller stuurt nadat die een bericht heeft achtergelaten; de tekst stelt u in het dashboard in. Bezorging van de sms garanderen we niet.

Neemt Heilo de telefoon op en praat het namens mij met de klant?

Nee. Heilo speelt de begroeting af en slaat het bericht op. Het beantwoordt geen vragen en maakt geen afspraken.