Virtuele secretaresse voor uw mobiele telefoon: zo werkt het

Zie ook: Hoe doorschakeling instellen naar antwoordapparaat | Automatisch antwoordapparaat voor bedrijven 2026 | Hoeveel kost een antwoordservice?

Kort samengevat: een virtuele secretaresse voor uw mobiel is een voicemail in de cloud waarnaar uw provider oproepen doorschakelt die u niet opneemt. De beller hoort uw begroeting en laat een bericht achter. Heilo slaat de opname op, maakt een transcriptie en samenvatting en stuurt u, als meldingen aanstaan, een sms met de gegevens van de beller, het onderwerp en een link. U installeert geen app; u stelt alleen doorschakelen in bij uw provider.

Wat is een virtuele secretaresse voor mobiel?

Een virtuele secretaresse is een clouddienst die zich tussen uw mobiele telefoon en de beller bevindt. Als u niet kunt opnemen, schakelt uw provider de oproep door naar een Heilo-nummer in plaats van naar de eigen voicemail:

Een klant belt uw zakelijke nummer (uw gewone mobiele telefoon).
U kunt niet opnemen: u bent bij een klant, rijdt, zit in een vergadering of uw telefoon staat op stil.
Uw provider schakelt de oproep door naar Heilo na de overgaantijd die u hebt ingesteld.
Heilo speelt uw begroeting af: de beller hoort uw bedrijfsnaam en het verzoek om een bericht achter te laten.
De beller laat een bericht achter en beschrijft waar het om gaat.
Heilo maakt een transcriptie en samenvatting van het bericht. Met meldingen aan krijgt u een sms met de gegevens van de beller, het onderwerp en een link naar het dashboard.

De beller kiest uw gewone nummer en hoeft niets anders te doen. Heilo praat niet met de beller, beantwoordt geen vragen en maakt geen afspraken: het speelt de begroeting af en slaat het bericht op. U of iemand van uw team belt terug. De rol van antwoordapparaat vervult in Heilo het abonnement Heilo Voicemail.

Hoe het werkt: de ervaring van de beller

Voorbeeld: de beller belt uw nummer, de telefoon gaat over gedurende de tijd die u bij het doorschakelen hebt ingesteld, en dan speelt Heilo uw begroeting af:

"Goedendag, u bent verbonden met [bedrijfsnaam]. Ik ben nu bij een klant. Laat uw naam, telefoonnummer en waar het over gaat achter, ik bel u [realistisch tijdstip, bijvoorbeeld vandaag vóór 18.00 uur] terug."

De beller laat een bericht achter: "Goedendag, ik wil graag een offerte voor een keukenrenovatie. Belt u mij terug op dit nummer?"

Met meldingen aan krijgt u een sms met het nummer van de beller, het onderwerp (bijvoorbeeld "Offerte keukenrenovatie") en een link naar het dashboard. In het dashboard staan de opname, de volledige transcriptie en de samenvatting. Op de kaart "Klantpotentieel" kunt u uw eigen beoordeling van de aanvraag invullen op een schaal van 1 tot 10. Controleer namen, adressen en data in de opname.

Hoe u een mobiele secretaresse instelt (stap voor stap)

Maak een Heilo-account en stel uw mailboxnummer in. De begroeting spreekt u zelf in, of u typt een tekst die Heilo voorleest.
Open in het dashboard bij uw nummer het onderdeel "Hoe in te schakelen:". U vindt er het doelnummer, een kant-en-klare doorschakelcode en het veld "Beltijd vóór doorschakeling".
Stel doorschakelen in op uw telefoon, zoals hieronder beschreven.
Bel uw nummer vanaf een andere telefoon, neem niet op, laat een kort bericht achter en controleer de opname, de tekst en de sms.
Doe een tweede test waarbij u wel opneemt, om te zien dat oproepen die u aanneemt werken als voorheen.

Android

Open in de Telefoon-app de oproepinstellingen en zoek doorschakelen; naam en plaats van de optie verschillen per fabrikant. Kies doorschakelen bij geen antwoord. U kunt ook de code uit het dashboard intypen. Details staan in de doorschakelgids voor Android.

iPhone

De schakelaar "Doorschakelen" in de iPhone-instellingen schakelt alle oproepen door. Wilt u alleen onbeantwoorde oproepen doorschakelen, typ dan op het toetsenbord de code **61*doelnummer#. Details staan in de doorschakelgids voor iPhone.

Codes

Veel mobiele netwerken gebruiken **61*doelnummer# voor onbeantwoorde oproepen en **62*doelnummer# als de telefoon uit staat of buiten bereik is, maar het precieze formaat verschilt per provider, bijvoorbeeld met of zonder landcode. Controleer de instructies van uw provider en vraag ook naar beschikbaarheid en kosten in uw abonnement.

Voicemail van de provider en Heilo

Functie	Voicemail van de provider	Heilo (Heilo Voicemail)
Bericht als tekst	hangt af van provider en telefoon	transcriptie en samenvatting
Sms-melding	hangt af van de provider	gegevens van de beller, onderwerp en link (met meldingen aan)
Eigen begroeting	opname in de mailbox	eigen opname of tekst die met een synthetische stem wordt voorgelezen
Andere begroeting op gekozen dagen en uren	hangt af van de provider	begroetingsschema
Geschiedenis in een dashboard	geen	opnames, transcripties, samenvattingen
Prijs	hangt af van uw abonnement	zie prijzen

Niet elke beller laat een bericht achter. Een korte begroeting met uw bedrijfsnaam, het verzoek om kort te beschrijven waar het over gaat en een realistisch terugbeltijdstip maakt het makkelijker om er een achter te laten.

Typische gebruikssituaties

Zelfstandig professional op afspraken

Een fysiotherapeut, consultant of financieel adviseur die enkele uren per dag in klantgesprekken zit, moet de telefoon op stil zetten. Heilo slaat berichten op van oproepen die u niet opneemt. Tussen afspraken leest u het onderwerp in de sms en de transcriptie in het dashboard.

Klein dienstverlenend bedrijf met veldwerk

Een loodgieter, airco-installateur of schoonmaakbedrijf heeft op locatie meestal beide handen vol. De beller beschrijft de opdracht in een bericht en Heilo haalt de genoemde gegevens eruit, zoals het adres en de soort dienst. U belt tussen opdrachten terug en weet waar het over gaat.

Parttime ondernemer met een baan in loondienst

U runt een bijbaan, zoals fotografie, bijles of klussen, en kunt tijdens uw dagbaan geen zakelijke oproepen aannemen. Heilo slaat de berichten op en u gaat ze door in uw lunchpauze of na het werk.

Dekking buiten kantooruren voor elk bedrijf

Doorschakelen werkt op elk uur, en met een begroetingsschema speelt Heilo 's avonds en in het weekend een andere begroeting af.

Als u een apart zakelijk nummer nodig hebt

Heilo Line is een zakelijk nummer (+48) voor elke verkoper. Inkomende en uitgaande gesprekken via "Bellen via Heilo" worden automatisch opgenomen. Meer over het abonnement leest u op de pagina over de gespreksassistent.

Wat kost het?

Heilo Voicemail omvat berichten na gemiste oproepen: de opname, tekst, samenvatting en sms-melding. De facturering is maandelijks en btw komt bij de betaling. De fair-use-limiet is 500 minuten opnames per nummer per kalendermaand; hij is informatief en blokkeert geen oproepen. Kosten van uw provider voor doorgeschakelde oproepen komen apart. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina.

Wilt u ook gesprekken opnemen die u zelf aanneemt, dan zijn er twee hogere abonnementen. Met Heilo Select houdt u uw nummer en voegt u Heilo toe aan gekozen gesprekken; uw provider moet conferentiegesprekken ondersteunen, er wordt opgenomen vanaf het moment dat Heilo erbij komt en de voicemail is inbegrepen. Heilo Line is een zakelijk nummer (+48) voor elke verkoper: gesprekken daarover, inkomend en uitgaand via "Bellen via Heilo", worden automatisch opgenomen, Heilo maakt er een transcriptie, samenvatting en taken van en de gesprekscoach laat zien wat goed ging en wat beter kan. Zodra u een integratie hebt ingesteld, komen de resultaten via de API, webhooks, Zapier of Make in uw CRM. Het abonnement wordt beschreven op de pagina over de gespreksassistent.

Gecontroleerd op 20 oktober 2026

Veelgestelde vragen

Moet de beller iets anders doen?

Nee, de beller belt uw gewone nummer. Doorschakelen is onzichtbaar voor de beller. Hij hoort uw begroeting en kan een bericht achterlaten.

Werkt het als mijn telefoon uit staat of geen bereik heeft?

Alleen als u ook doorschakelen hebt ingesteld voor wanneer de telefoon onbereikbaar is (code **62*doelnummer#). De code **61* werkt alleen bij onbeantwoorde oproepen. Het bericht wordt in Heilo opgeslagen en de sms komt aan zodra uw telefoon weer bereik heeft.

Kan ik verschillende begroetingen hebben voor verschillende tijdstippen?

Ja. Met het begroetingsschema stelt u tot 10 andere begroetingen in voor gekozen weekdagen en uren; daarbuiten hoort de beller de vaste begroeting. Het schema werkt niet per datum, dus een vakantiebegroeting stelt u vóór vertrek in als vaste begroeting en zet u na terugkomst weer terug. Meer in de gids over oproepen tijdens vakantie.

Moet ik een app installeren?

Nee. U stelt doorschakelen eenmalig in en ontvangt met meldingen aan sms'jes als gewone berichten. Opnames, transcripties en samenvattingen bekijkt u in het dashboard in uw browser.

Wat als ik alleen bepaalde oproepen wil doorschakelen?

De code **61* schakelt alleen onbeantwoorde oproepen door. Oproepen die u zelf aanneemt, gaan gewoon door. Heilo neemt alleen over als u niet opneemt.

Kan ik zakelijke oproepen naar meerdere toestellen tegelijk doorschakelen?

Doorschakelen bij de provider gaat naar één doelnummer, dus er gaan niet meerdere telefoons tegelijk over. Ook bij Heilo Line gaat één nummer over op één telefoon die u in het dashboard aanwijst; elke verkoper heeft een eigen nummer nodig.

Hoe snel ontvang ik de sms?

De tijd hangt af van de verwerking van de opname en de bezorging via het netwerk. We beloven geen specifieke tijd.