Rozmowa jest w Heilo, ale nie ma jej w CRM: checklista
Brakuje notatki z rozmowy w CRM-ie? Sprawdź nagranie w Heilo, wysyłkę danych i działanie integracji. Checklista dla administratora i menedżera sprzedaży.
Sprawdź kolejno, czy rozmowa została zapisana w Heilo, czy jej dane dotarły do integracji i czy integracja dodała je do właściwego kontaktu w CRM-ie. Udany test webhooka potwierdza tylko część tego procesu.
Ten poradnik pomoże administratorowi integracji i menedżerowi sprzedaży ustalić, dlaczego brakuje notatki z rozmowy. Opisane kroki opierają się na dokumentacji i sposobie obsługi zdarzeń w Heilo, sprawdzonych 11 października 2026 r. Konfigurację trzeba zweryfikować również w używanym CRM-ie — nie testowaliśmy każdego z nich.
Od czego zacząć?
| Co widzisz? | Co sprawdzić? |
|---|---|
| Rozmowy nie ma również w Heilo | Numer firmowy i sposób, w jaki wykonano lub odebrano połączenie |
| Rozmowa jest, ale brakuje nagrania lub transkrypcji | Stan nagrywania i przetwarzania rozmowy; integracja nie uzupełni brakujących danych |
| Transkrypcja jest w Heilo, ale dane nie zostały wysłane | Ustawienia webhooka, wybrane zdarzenia i historię ich dostarczenia |
| Dane zostały dostarczone, ale nie ma ich w CRM-ie | Historię wykonania integracji i odpowiedź CRM-u na próbę zapisu |
| Notatka jest przy niewłaściwym kliencie lub pojawia się dwukrotnie | Zasady dopasowania kontaktu i szansy sprzedaży oraz wykrywania duplikatów |
1. Ustal, o którą rozmowę chodzi
Zapisz identyfikator rozmowy, jej przybliżony czas, numer firmowy oraz informację, czy było to połączenie przychodzące, czy wychodzące. Wskaż kontakt w CRM-ie, do którego powinna trafić notatka. Samo nazwisko nie wystarczy: dwie osoby mogą korzystać z tego samego numeru, a jeden klient może mieć kilka otwartych szans sprzedaży.
Sprawdź też, czy pracujesz na koncie właściwej firmy i masz dostęp do tej rozmowy. Jeśli porównujesz widok handlowca z widokiem administratora, upewnij się, że obaj sprawdzacie ten sam zapis.
2. Sprawdź, czy rozmowa została zapisana w Heilo
Przy przekierowaniu nieodebranych połączeń Heilo zapisuje wiadomości pozostawione przez dzwoniących. Rozmowę odebraną przez człowieka można nagrać inną metodą: zaprosić do niej słuchacza albo poprowadzić ją przez dedykowany numer. Połączenie wychodzące z tego numeru trzeba rozpocząć przez Heilo. Zwykłe wybranie numeru w aplikacji Telefon ani rozmowa przez WhatsApp nie uruchamiają nagrywania w Heilo.
Jeżeli brakuje nagrania lub transkrypcja nie jest jeszcze gotowa, najpierw sprawdź stan przetwarzania rozmowy w Heilo. Status oczekiwania sam w sobie nie oznacza błędu. Nie musisz wykonywać kolejnego płatnego połączenia, żeby uzupełnić wpis w CRM-ie — zacznij od dostępnych danych i dzienników zdarzeń.
3. Sprawdź, na jakie zdarzenie reaguje integracja
Heilo wysyła m.in. zdarzenia call.completed, call.recording.ready i call.transcribed. Każde informuje o innym etapie i może zawierać inne dane. W tabeli zdarzeń i przykładach sprawdź, które z nich zawiera informacje potrzebne do zapisu w CRM-ie. Sam sygnał o zakończeniu połączenia nie musi zawierać gotowego podsumowania.
W ustawieniach webhooka sprawdź, na jaki adres URL Heilo wysyła dane, czy subskrypcja jest aktywna, jakie zdarzenia wybrano i które numery firmowe obejmuje integracja. Następnie odszukaj konkretne zdarzenie w historii dostarczeń. Jeśli integracja zamiast webhooków okresowo pobiera dane przez API, sprawdź uprawnienia klucza, filtry i zakres dat objęty pobieraniem.
4. Po teście webhooka sprawdź zapis rzeczywistej rozmowy
Test webhooka wysyła zdarzenie webhook.test, które nie dotyczy rzeczywistej rozmowy. Integracja powinna je rozpoznać i nie tworzyć na jego podstawie kontaktów ani zadań. Test pozwala sprawdzić połączenie między Heilo a systemem odbierającym dane. Zapis rzeczywistej rozmowy w CRM-ie trzeba zweryfikować osobno.
Wybierz zdarzenie dotyczące rzeczywistej rozmowy. Porównaj jego identyfikator, typ i wartość data.call_id w Heilo oraz w systemie odbierającym dane. Upewnij się też, że podpis webhooka jest weryfikowany zgodnie z dokumentacją. Jeśli występuje błąd autoryzacji, popraw klucz do weryfikacji podpisu lub konfigurację — nie wyłączaj samej weryfikacji.
5. Sprawdź, czy CRM przyjął dane
Integracja może potwierdzić odebranie danych, a dopiero później napotkać błąd podczas zapisu w CRM-ie. Otwórz historię wykonania scenariusza w Make, automatyzacji w Zapierze lub dziennik własnej integracji. Sprawdź odpowiedź CRM-u na próbę zapisu.
Możliwe przyczyny to m.in. brak uprawnień konta integracji, nieprawidłowa nazwa pola, odrzucony format daty, przekroczony limit API lub filtr pomijający nieznane numery.
Ustal też, jaki wpis ma powstać: notatka, zadanie czy kontakt. Jeżeli utworzono kontakt, ale nie ma przy nim notatki, sprawdź kolejny krok automatyzacji. Tak samo zapisanie notatki nie oznacza jeszcze utworzenia zadania.
6. Sprawdź przypisanie do klienta i wykrywanie duplikatów
Zapisuj numery w jednolitym formacie, np. E.164. Ustal, co integracja ma zrobić, gdy numer jest ukryty, korzysta z niego kilka osób lub pasuje do kilku kontaktów. Jeśli klient ma kilka otwartych szans sprzedaży, określ regułę wyboru albo pozostaw decyzję pracownikowi.
Integracja powinna rozpoznawać ponowne dostarczenie tego samego zdarzenia, aby nie tworzyć duplikatu. Jeśli z każdej rozmowy ma powstać tylko jedna notatka, sprawdzaj również identyfikator rozmowy i rodzaj tworzonego wpisu. Z jednej rozmowy może pochodzić kilka różnych zdarzeń, każde z własnym identyfikatorem. Samo wykrywanie powtórzeń zdarzenia — tzw. idempotencja — nie zapobiegnie wtedy utworzeniu kilku notatek.
7. Uzupełnij brakujący wpis bez tworzenia duplikatów
Po naprawie sprawdź, jakie dane są już w CRM-ie. Dopiero potem ponów obsługę zdarzenia, jeśli jest nadal dostępne, lub pobierz dane istniejącej rozmowy przez API zgodnie z dokumentacją. Liczba ponowień i możliwość pobrania dawnych zdarzeń mogą być ograniczone.
Zacznij od jednej znanej rozmowy i upewnij się, że notatka pojawiła się tylko raz. Nie uruchamiaj od razu ponownego tworzenia kontaktów dla całej historii. Ustaw powiadomienie o błędzie na etapie, który zawiódł, i wyznacz osobę odpowiedzialną za sprawdzanie kolejnych brakujących wpisów.
Co przekazać pomocy technicznej?
Podaj identyfikator rozmowy i zdarzenia, datę, typ zdarzenia, etap, na którym wystąpił problem, oraz komunikat błędu po usunięciu danych osobowych. Nie wysyłaj klucza API, klucza do weryfikacji podpisu ani pełnej treści prywatnej rozmowy. Na zrzucie ekranu zasłoń dane klienta.
FAQ
Test webhooka działa. Czy integracja jest gotowa?
Sprawdź jeszcze zapis rzeczywistej rozmowy przy właściwym kontakcie w CRM-ie. Upewnij się też, że ponowne dostarczenie tego samego zdarzenia nie tworzy duplikatu.
Czy Heilo ma natywną integrację z każdym CRM-em?
Nie. Możesz połączyć Heilo z własnym CRM-em przez API, webhooki, Zapiera lub Make, ale wymaga to konfiguracji. Pomocne są instrukcje dostępne w dokumentacji.
Czy muszę ponownie zadzwonić do klienta?
Aby uzupełnić wpis dotyczący odbytej rozmowy, najpierw wykorzystaj zapisane dane i dzienniki zdarzeń. Zadzwoń ponownie, jeśli potrzebujesz coś ustalić z klientem, a nie po to, by naprawić integrację.
Dalej: wzór notatki do CRM-u i checklista wyboru systemu nagrywania dla zespołu sprzedaży.
Dobierz sposób przechwytywania rozmów
Zapisuj wszystkie rozmowy firmowe automatycznie.
Dedykowany numer Heilo obsługuje rozmowy przychodzące i wychodzące, zapisuje transkrypcje, ustalenia i zadania w jednym panelu.
