HubSpot: nagrywanie rozmów, cennik i ograniczenia w Polsce

W skrócie: HubSpot ma wbudowane dzwonienie i potrafi nagrywać rozmowy, które przez nie przechodzą. Transkrypcja i podsumowanie rozmowy przez AI wymagają planu Sales Hub Professional albo Enterprise i przypisanego stanowiska. Rozmowy wykonane z komórki przez sieć operatora aplikacja HubSpot tylko loguje, bez dźwięku. Jeśli handlowcy dzwonią ze swoich telefonów albo nie wszyscy mają płatne stanowisko, nagranie trzeba zdobyć inaczej i przekazać do HubSpota jako notatkę.

Stan na 2 października 2026 r. Fakty o HubSpocie pochodzą z jego bazy wiedzy, katalogu produktów i cennika. Ceny HubSpot podaje w dolarach i bywają promocyjne, więc przed decyzją sprawdź je w cenniku dla swojej waluty. Funkcje Heilo opisujemy według aktualnej dokumentacji produktu.

Czy HubSpot nagrywa rozmowy?

Tak, rozmowy prowadzone przez wbudowane dzwonienie. Katalog produktów HubSpot opisuje je tak: połączenia wychodzące z konta HubSpot, przychodzące w przeglądarce albo przekierowane na telefon, z możliwością nagrywania i automatycznego zapisu w CRM (katalog produktów HubSpot).

Od którego planu działa samo nagrywanie, dokumentacja HubSpot nie mówi jednym głosem: jedna strona pomocy wymienia już plan Starter (dlaczego rozmowa się nie nagrała), a instrukcja nagrywania i transkrypcji wymienia dopiero Professional i Enterprise (nagrania i transkrypcje). Jednoznaczne jest to, że transkrypcja i podsumowanie AI wymagają planu Professional albo Enterprise oraz przypisanego stanowiska Sales albo Service.

Pule dzwonienia według katalogu produktów:

• Sales Hub Starter: 500 minut miesięcznie na konto i jeden numer HubSpot.
• Sales Hub Professional: 3000 minut i do trzech numerów, do tego transkrypcje i podsumowania rozmów.
• Sales Hub Enterprise: 12 000 minut, do pięciu numerów i rozbudowana analiza rozmów.

Według cennika z 2 października 2026 r. Professional kosztuje 90 dolarów za stanowisko miesięcznie przy płatności rocznej albo 100 dolarów przy płatności miesięcznej, plus jednorazowe wdrożenie za 1500 dolarów (cennik Sales Hub). Transkrypcja wymaga stanowiska, więc koszt rośnie z liczbą handlowców, których rozmowy chcesz mieć opisane w CRM.

Czy dzwonienie HubSpot działa w Polsce?

Działa. Polska jest na liście krajów, w których HubSpot udostępnia numery komórkowe i stacjonarne, bez dodatkowych ograniczeń w tabeli (kraje i numery). HubSpot zaznacza jednak, że w niektórych krajach do numeru potrzebny jest lokalny adres.

Transkrypcja obsługuje język polski i sama rozpoznaje język rozmowy (języki w HubSpot).

Przy rozmowach wychodzących tam, gdzie prawo wymaga zgody obu stron, handlowiec sam włącza nagrywanie i potwierdza, że poinformował rozmówcę (dlaczego rozmowa się nie nagrała). Dla rozmów przychodzących można ustawić komunikat o nagrywaniu odtwarzany przed połączeniem. HubSpot przypomina, że RODO co do zasady wymaga zgody wszystkich uczestników i że uzyskanie jej należy do użytkownika (prawo a nagrywanie).

Rozmowy z komórki: HubSpot je loguje, ale nie nagrywa

Tu leży najczęstsze rozczarowanie. Baza wiedzy HubSpot mówi wprost, że nie da się nagrać rozmowy wykonanej przez sieć operatora komórkowego (dzwonienie z aplikacji mobilnej). Nagranie powstanie tylko wtedy, gdy handlowiec dzwoni przez HubSpot z aplikacji, ma płatne stanowisko i nagrywanie jest włączone w ustawieniach.

Na Androidzie aplikacja potrafi po zwykłej rozmowie zaproponować jej zalogowanie: dla rozmów wychodzących do istniejących kontaktów i dla przychodzących, gdy numer pasuje do kontaktu w CRM (logi połączeń w aplikacji). Taki wpis ma godzinę i notatkę, ale nie ma dźwięku.

Aplikacja do nagrywania na telefonie zwykle tego nie rozwiąże. Google zabrania aplikacjom ze Sklepu Play nagrywania rozmów przez interfejs ułatwień dostępu, a wbudowane nagrywanie rozmów na iPhonie jest niedostępne w Unii Europejskiej. Co jeszcze zostaje, zależy od modelu telefonu i systemu; opisujemy to w tekście o tym, jak nagrywać rozmowy telefoniczne.

Integracja z dostawcą telefonii

HubSpot pozwala podłączyć zewnętrznego dostawcę telefonii z katalogu aplikacji. Takie aplikacje działają we wszystkich planach, a rozmowy przez nie nie zużywają minut HubSpot (zewnętrzni dostawcy telefonii). Rozmowa musi wtedy przejść przez rozwiązanie dostawcy, a nagrywanie i transkrypcja zależą od niego.

Nagrywanie po stronie Heilo

Heilo nie zastępuje HubSpota i nie jest centralą telefoniczną. Nagrywa rozmowę za zgodą, zamienia ją na tekst po polsku, wyciąga ustalenia i przygotowuje wynik, który przekażesz do swojego CRM-u. Nie potrzebuje do tego planu Professional w HubSpocie ani stanowiska dla każdego handlowca.

Zakres zależy od wariantu numeru:

• T1 (49 zł netto miesięcznie za numer) obsługuje połączenia nieodebrane: klient zostawia wiadomość, a Heilo robi z niej transkrypcję i podsumowanie.
• T2 (99 zł) dokłada cichego słuchacza, którego handlowiec doprasza do rozmowy na swojej komórce. Konferencję zestawia operator, więc jej dostępność trzeba sprawdzić na używanej karcie SIM. Przy doproszonym słuchaczu to handlowiec informuje klienta o nagrywaniu i prosi o zgodę. Heilo nie widzi wtedy numeru klienta, więc trzeba go dopisać po rozmowie, żeby automatyzacja przypisała rozmowę do właściwego kontaktu w HubSpocie.
• T3 (399 zł) daje dedykowany numer firmowy. Rozmowy przychodzące na ten numer Heilo przechwytuje automatycznie. Wychodzące przechwytuje wtedy, gdy handlowiec dzwoni przez Heilo: system najpierw łączy jego telefon, a potem klienta, który widzi numer firmy (jak nagrywać połączenia wychodzące). Połączenie wybrane z klawiatury prywatnego telefonu nie zostanie przechwycone. Na tym numerze możesz włączyć automatyczny komunikat o nagrywaniu.

Heilo nigdy nie rozmawia z klientem. Nie ma bota głosowego ani wirtualnej recepcjonistki: słucha, nagrywa, podsumowuje i przekazuje dalej.

Jak wynik rozmowy trafia do HubSpota

Heilo nie ma dziś natywnej aplikacji w katalogu HubSpot. Instrukcja konfiguracji opisuje automatyzację w Zapierze albo Make, która ma wyszukać albo utworzyć kontakt po numerze telefonu i dodać do niego notatkę z podsumowaniem i linkiem do nagrania. Ma status instrukcji konfiguracji: nie potwierdziliśmy jej działania od początku do końca na rzeczywistym koncie HubSpot, więc pierwszy przebieg zrób na rozmowie testowej. Szansy sprzedaży instrukcja domyślnie nie tworzy.

Jedna pułapka wymaga uwagi: akcja Zapiera, która tworzy albo aktualizuje kontakt, paruje istniejące kontakty tylko po adresie e-mail. To nie wystarcza dla rozmów, przy których masz tylko numer telefonu, dlatego instrukcja najpierw wyszukuje kontakt po numerze.

Jeśli wolisz własny kod, API HubSpot ma obiekt rozmowy (calls), który można powiązać z kontaktem, firmą albo dealem (API rozmów HubSpot). Dane rozmowy pobierzesz z API Heilo albo z webhooka. Dokumentacja HubSpot opisuje też odtwarzanie nagrań na karcie rozmowy; tego wariantu z nagraniami Heilo nie sprawdzaliśmy, więc opisana droga zakłada link w notatce.

Co wybrać

Sytuacja	Co wystarczy
Każdy handlowiec ma plan Professional i dzwoni przez HubSpot	Wbudowane dzwonienie HubSpot. Nagranie, transkrypcja i podsumowanie w jednym systemie.
Zespół zmienia telefonię na VoIP	Dostawca telefonii z katalogu HubSpot. Nagrywa po stronie dostawcy i nie zużywa minut HubSpot.
Handlowcy zostają przy swoich telefonach albo nie każdy ma płatne stanowisko	Heilo. Transkrypcja po polsku i podsumowanie dla rozmów przechodzących przez Heilo, przekazane przez automatyzację.

O czym pamiętać przy nagrywaniu

Nagrywanie rozmów z klientami wymaga poinformowania rozmówcy i podstawy prawnej przetwarzania. To Ty decydujesz, które rozmowy nagrywasz i jak długo je przechowujesz. Więcej w tekście o nagrywaniu rozmów z klientami a RODO.

Link do nagrania wysłany webhookiem jest ważny przez ograniczony czas, domyślnie siedem dni, więc może wygasnąć, choć rozmowa nadal jest w Heilo. Usunięcie rozmowy też odcina dostęp. Nagranie odsłuchasz dalej w panelu Heilo, a podsumowanie zostaje w HubSpocie, dopóki go tam nie usuniesz.

FAQ

Czy darmowy HubSpot nagrywa rozmowy?

Nie w zakresie, który zwykle jest potrzebny zespołowi sprzedaży. Transkrypcje i podsumowania rozmów zaczynają się od Sales Hub Professional, a co do samego nagrywania w planie Starter dokumentacja HubSpot nie jest spójna.

Czy HubSpot nagra rozmowę z mojej komórki?

Nie, jeśli dzwonisz przez sieć operatora. Aplikacja może ją zalogować, ale bez dźwięku. Nagranie powstaje tylko przy dzwonieniu przez HubSpot.

Czy HubSpot transkrybuje rozmowy po polsku?

Tak. Polski jest na liście języków transkrypcji, a język rozmowy jest rozpoznawany automatycznie. Transkrypcja wymaga planu Professional albo Enterprise i przypisanego stanowiska.

Czy Heilo ma aplikację w katalogu HubSpot?

Nie. Wynik rozmowy przekazujesz przez Zapier albo Make według instrukcji konfiguracji albo przez własną integrację z API Heilo.

Czy handlowiec musi zmienić telefon albo numer?

Telefonu nie musi zmieniać. W wariancie T2 doprasza słuchacza do rozmowy na swojej komórce, jeśli pozwala na to jego operator. Żeby rozmowy były przechwytywane bez doproszenia, potrzebny jest dedykowany numer w wariancie T3, a rozmowy wychodzące trzeba wtedy wykonywać przez Heilo.