Pipedrive: nagrywanie rozmów telefonicznych — jak to zrobić

W skrócie: Pipedrive sam nie nagrywa rozmów, bo nie ma dziś wbudowanej telefonii. Aplikacja mobilna potrafi zapisać, że rozmowa się odbyła, ale bez dźwięku. Nagranie i jego treść w Pipedrive dostaniesz na dwa sposoby: przez integrację z dostawcą VoIP, przez którego przechodzi rozmowa, albo przez narzędzie, które nagrywa rozmowę po swojej stronie i przekazuje do Pipedrive’a podsumowanie z linkiem do nagrania.

Stan na 2 października 2026 r. Fakty o Pipedrive pochodzą z jego centrum pomocy i dokumentacji API. Funkcje Heilo opisujemy według aktualnej dokumentacji produktu. Nie testowaliśmy integracji VoIP z katalogu Pipedrive.

Czy Pipedrive nagrywa rozmowy?

Nie. Centrum pomocy Pipedrive mówi wprost, że Pipedrive nie ma wbudowanej integracji do dzwonienia (jak dzwonić w Pipedrive). Do rozmów służą trzy drogi:

• aplikacje z Marketplace, na przykład CloudTalk, Aircall, JustCall, Kixie albo CallHippo, przez które przechodzi rozmowa i które zwykle same ją nagrywają,
• aplikacja mobilna Pipedrive, która dzwoni przez zwykłą sieć komórkową i rejestruje fakt połączenia,
• dzwonienie z przeglądarki na telefon, czyli kliknięcie numeru w Pipedrive na komputerze i wybranie go na komórce.

Jeśli trafiłeś na opis funkcji „Caller” w Pipedrive, to opis historyczny. Starsze strony pomocy o jej stawkach przekierowują dziś na stronę główną centrum pomocy, a aktualna instrukcja wymienia już tylko integracje zewnętrzne.

W Pipedrive jest za to Nova, asystent spotkań. Nova dołącza do spotkań w Google Meet, Zoom i Microsoft Teams (opis Novy). Rozmów telefonicznych na tej liście nie ma, a dokumentacja nie wymienia obsługiwanych języków transkrypcji.

Co zapisuje aplikacja mobilna Pipedrive

Aplikacja mobilna loguje połączenia, ale ich nie nagrywa (dzwonienie i logowanie w aplikacji). Zakres zależy od systemu:

• Android może proponować zapis rozmów przychodzących i wychodzących, także rozpoczętych poza aplikacją. Wymaga to odpowiednich uprawnień, a numer rozmówcy musi być zapisany w polu telefonu kontaktu.
• iOS pozwala zalogować tylko rozmowy wychodzące rozpoczęte z aplikacji Pipedrive. Rozmowa przychodząca albo wybrana z klawiatury telefonu nie wywoła prośby o zapis.

Wpis w Pipedrive mówi więc, kto do kogo dzwonił i kiedy. Nie mówi, co ustalono. Ustalenia handlowiec uzupełnia ręcznie, chyba że korzysta z dodatkowego narzędzia.

Aplikacja do nagrywania na telefonie zwykle tego nie rozwiąże. Google zabrania aplikacjom ze Sklepu Play nagrywania rozmów przez interfejs ułatwień dostępu, a wbudowane nagrywanie rozmów na iPhonie jest niedostępne w Unii Europejskiej. Co jeszcze zostaje, zależy od modelu telefonu i systemu; opisujemy to w tekście o tym, jak nagrywać rozmowy telefoniczne.

Integracja VoIP: nagrywanie po stronie dostawcy telefonii

Najczęstsza odpowiedź na pytanie o nagrywanie w Pipedrive to aplikacja VoIP z Marketplace. Rozmowa przechodzi wtedy przez rozwiązanie dostawcy, a nagranie i wpis trafiają do Pipedrive’a przez integrację. Dostępne sposoby dzwonienia, na przykład aplikacja na komputerze lub telefonie albo oddzwonienie, zależą od wybranego dostawcy.

Ta droga ma sens, gdy zespół i tak zmienia telefonię. Przed wyborem policz trzy rzeczy:

• licencję za stanowisko u dostawcy VoIP, osobną od planu Pipedrive,
• zmianę nawyku: rozmowa wybrana z klawiatury prywatnej komórki nie przejdzie przez dostawcę, więc nie zostanie nagrana,
• transkrypcję i podsumowanie po polsku, które zależą od konkretnego dostawcy i często są dodatkowo płatne.

Nagrywanie po stronie Heilo

Heilo nie zastępuje Pipedrive’a i nie jest centralą telefoniczną. Nagrywa rozmowę za zgodą, zamienia ją na tekst po polsku, wyciąga ustalenia i przygotowuje wynik, który przekażesz do swojego CRM-u.

Zakres zależy od wariantu numeru:

• T1 (49 zł netto miesięcznie za numer) obsługuje połączenia nieodebrane: klient zostawia wiadomość, a Heilo robi z niej transkrypcję i podsumowanie.
• T2 (99 zł) dokłada cichego słuchacza, którego handlowiec doprasza do rozmowy na swojej komórce. Konferencję zestawia operator, więc jej dostępność trzeba sprawdzić na używanej karcie SIM. Przy doproszonym słuchaczu to handlowiec informuje klienta o nagrywaniu i prosi o zgodę. Heilo nie widzi wtedy numeru klienta, więc trzeba go dopisać po rozmowie, żeby automatyzacja przypisała rozmowę do właściwej osoby w Pipedrive.
• T3 (399 zł) daje dedykowany numer firmowy. Rozmowy przychodzące na ten numer Heilo przechwytuje automatycznie. Wychodzące przechwytuje wtedy, gdy handlowiec dzwoni przez Heilo: system najpierw łączy jego telefon, a potem klienta, który widzi numer firmy (jak nagrywać połączenia wychodzące). Połączenie wybrane z klawiatury prywatnego telefonu nie zostanie przechwycone. Na tym numerze możesz włączyć automatyczny komunikat o nagrywaniu.

Heilo nigdy nie rozmawia z klientem. Nie ma bota głosowego ani wirtualnej recepcjonistki: słucha, nagrywa, podsumowuje i przekazuje dalej.

Jak wynik rozmowy trafia do Pipedrive’a

Heilo nie ma dziś natywnej aplikacji w Marketplace Pipedrive. Instrukcja konfiguracji opisuje automatyzację w Zapierze albo Make, która ma zapisywać wynik rozmowy jako aktywność przy osobie w Pipedrive. Ma status instrukcji konfiguracji: nie potwierdziliśmy jej działania od początku do końca na rzeczywistym koncie Pipedrive, więc pierwszy przebieg zrób na rozmowie testowej.

Instrukcja opisuje cztery kroki:

1. Odebranie zdarzenia „rozmowa zakończona” z webhooka Heilo.
2. Wyszukanie albo utworzenie osoby w Pipedrive po numerze telefonu klienta.
3. Rozpoznanie powtórzonej dostawy po identyfikatorze rozmowy Heilo. Bez tego ponowione zdarzenie dopisze drugą aktywność do tej samej rozmowy. Sposób przechowywania identyfikatora sprawdź w swoim konektorze.
4. Utworzenie albo aktualizacja aktywności z podsumowaniem, transkrypcją i linkiem do nagrania.

Dealu instrukcja nie tworzy. Regułę, kiedy rozmowa ma założyć lead albo deal, ustalasz sam, na przykład tylko dla zapytań z wysokim priorytetem.

Jeśli wolisz własny kod, API Pipedrive ma osobny obiekt rejestru połączeń z możliwością dołączenia pliku audio (dokumentacja CallLogs). Dane rozmowy pobierzesz z API Heilo albo z webhooka.

Co wybrać

Potrzeba	Co wystarczy
Wiedzieć, kto dzwonił i kiedy	Aplikacja mobilna Pipedrive. Loguje połączenia, ale bez nagrania.
Zespół i tak zmienia telefonię na VoIP	Integracja VoIP z Marketplace. Nagrywa po stronie dostawcy, za osobną licencję na stanowisko.
Handlowcy zostają przy swoich telefonach, a ustalenia mają trafiać do Pipedrive’a	Heilo. Transkrypcja po polsku i podsumowanie dla rozmów przechodzących przez Heilo, przekazane przez automatyzację.

O czym pamiętać przy nagrywaniu

Nagrywanie rozmów z klientami wymaga poinformowania rozmówcy i podstawy prawnej przetwarzania. To Ty decydujesz, które rozmowy nagrywasz i jak długo je przechowujesz. Więcej w tekście o nagrywaniu rozmów z klientami a RODO.

Link do nagrania wysłany webhookiem jest ważny przez ograniczony czas, domyślnie siedem dni, więc może wygasnąć, choć rozmowa nadal jest w Heilo. Usunięcie rozmowy też odcina dostęp. Nagranie odsłuchasz dalej w panelu Heilo, a podsumowanie i transkrypcja zostają w Pipedrive, dopóki ich tam nie usuniesz.

FAQ

Czy Pipedrive ma wbudowane nagrywanie rozmów?

Nie. Pipedrive nie ma wbudowanej telefonii, więc nagranie zawsze pochodzi z zewnętrznego narzędzia: aplikacji VoIP z Marketplace albo warstwy takiej jak Heilo.

Czy aplikacja mobilna Pipedrive nagra rozmowę z komórki?

Nie. Aplikacja zapisuje fakt połączenia jako aktywność, bez dźwięku. Na iOS tylko dla rozmów wychodzących rozpoczętych z aplikacji.

Czy Heilo ma aplikację w Marketplace Pipedrive?

Nie. Wynik rozmowy przekazujesz przez Zapier albo Make według instrukcji konfiguracji albo przez własną integrację z API Heilo.

Czy handlowiec musi zmienić telefon albo numer?

Telefonu nie musi zmieniać. W wariancie T2 doprasza słuchacza do rozmowy na swojej komórce, jeśli pozwala na to jego operator. Żeby rozmowy były przechwytywane bez doproszenia, potrzebny jest dedykowany numer w wariancie T3, a rozmowy wychodzące trzeba wtedy wykonywać przez Heilo.

Czy transkrypcja jest po polsku?

Tak. Heilo transkrybuje rozmowy po polsku i po polsku pisze podsumowanie, które może trafić do Pipedrive’a.