Centralita virtual para empresas: funciones que comprobar

Al elegir una centralita virtual, comprueba cómo transcurre la llamada de un cliente y no solo la lista de funciones. El menú IVR, la grabación y la integración con el CRM pueden tener un alcance distinto en cada plan. La lista de comprobación siguiente te ayuda a preparar la demostración con el proveedor y a decidir si, además, necesitas conservar lo acordado por teléfono con Heilo.

Seis pruebas antes de firmar

Pide que te muestren estas pruebas en el plan que piensas comprar. Una grabación de demostración de una variante más cara no confirma el alcance de tu oferta. Aclara también los límites de llamadas simultáneas y el comportamiento ante una avería.

La centralita y el registro de lo acordado son criterios distintos

Una centralita puede conectar bien al cliente con el comercial y que el CRM siga teniendo solo la fecha y la hora de la llamada. Para preparar una oferta, el equipo necesita además el asunto de la consulta, las condiciones, los importes y los plazos. Pregunta si la integración entrega el contenido de la conversación o solo sus metadatos.

Heilo sirve para grabar y procesar llamadas, no para dirigir el tráfico. Heilo Line es un número de empresa, un número polaco +48, uno por comercial: en él recibe las llamadas entrantes y las salientes las inicia en el panel con el botón «Llamar por Heilo» (solo números +48). Las llamadas por ese número se graban automáticamente. Con Heilo Select conservas tu número actual y añades Heilo a una llamada elegida; tu operador debe admitir llamadas en conferencia, y Heilo graba la llamada desde el momento en que se une. Heilo Voicemail recoge mensajes tras las llamadas perdidas que desvía tu operador. Después de la llamada el equipo recibe la transcripción, un resumen y tareas propuestas, y en una llamada de dos partes el Entrenador de conversaciones muestra lo que salió bien y lo que conviene mejorar. Heilo no habla con el cliente y no sustituye a una centralita con colas, menú IVR y grupos de llamada: un número suena en un teléfono.

Mira cómo funciona Heilo Line en un equipo de ventas si el problema es que lo acordado se pierde después de la llamada.

¿Cómo valorar la integración con el CRM?

Haz la prueba con un contacto existente y con un cliente nuevo. Comprueba la asignación al comercial, la ausencia de duplicados y que la nota tenga sentido. En Heilo configuras la integración mediante la API o webhooks, directamente o a través de Make o Zapier. Eso no significa una conexión lista con cualquier CRM con un solo clic. Si necesitas colas y cambio entre agentes junto con un CRM, lee sobre la centralita telefónica integrada con CRM.

Comprueba también quién puede escuchar, exportar y borrar las grabaciones. El acceso de todo el equipo de ventas debe derivarse del rol del usuario y no de un archivo reenviado por casualidad.

¿Cómo comparar la factura mensual?

Cuenta números, usuarios, minutos, almacenamiento, complementos necesarios y la integración. Heilo cobra por número y mes, con el IVA añadido al pagar; los planes y precios están en la página de precios. Con Heilo Line el equipo paga tantos números como comerciales contestan y llaman por Heilo. Heilo Line incluye 6 horas de llamadas registradas por número en cada periodo de facturación; cada hora adicional se cobra por minuto según la tarifa de la página de precios y se añade a la siguiente factura. Heilo Voicemail y Heilo Select tienen un límite orientativo de 500 minutos grabados por número al mes, que nunca bloquea llamadas. Valora por separado los cargos de tu propio operador y de la plataforma de integración.

No des por hecho que la inversión se recupera desde el primer mes. En un piloto, mide si el equipo reconstruye lo acordado de memoria con menos frecuencia y prepara notas completas más rápido. Esas observaciones te permiten calcular el valor de la herramienta en tu empresa. Para compararla con una línea fija, consulta centralita virtual vs. teléfono fijo.

FAQ

¿La puesta en marcha siempre dura unos minutos?

No. Un desvío sencillo puede requerir pocos pasos, pero la verificación de la empresa, la activación del número, los permisos y la integración con el CRM son etapas distintas. Fija el plazo para tu propia implantación. En Heilo, un número Heilo Line se pide después de verificar tu empresa con su número de identificación fiscal polaco (NIP): eliges un número y Heilo lo solicita al operador. El tiempo depende de la verificación.

¿Añadir a un empleado supone comprar otro número?

Con otros proveedores depende de la tarifa. En Heilo, invitar a un compañero a la cuenta no cuesta nada, no hay límite de puestos y las cuentas tienen roles. Un número Heilo Line suena en un teléfono, así que cada comercial que vaya a contestar y llamar por Heilo necesita su propio número. Quien solo revisa llamadas y notas no necesita número. Los precios están en la página de precios.