Llamadas fuera del horario laboral: 5 soluciones para empresas

Véase también: Guía de precios de buzón de voz para empresas | ¿Cuántos clientes pierde por llamadas perdidas? | Buzón de voz empresarial

Resumen: si sus clientes necesitan ayuda fuera del horario de oficina, puede atender esas llamadas de cinco maneras: con el buzón de voz del operador, con un desvío al móvil personal, con una recepcionista virtual, con el buzón de Heilo o con un agente de voz con IA. Si le basta un mensaje y devolver la llamada por la mañana, el buzón de Heilo reproduce otro saludo por la tarde y el fin de semana, guarda el mensaje y prepara su transcripción. Si el cliente debe hablar con alguien al momento, necesita una recepcionista o un agente de voz.

Ejemplo: su empresa cierra a las 18 h y el lunes por la mañana ve varias llamadas perdidas del fin de semana sin saber cuáles eran importantes. Es un problema habitual en las pequeñas empresas de servicios, y se puede reducir.

¿Por qué importa atender las llamadas fuera del horario?

Los clientes llaman cuando tienen tiempo: por la tarde y en fin de semana. Muchos no dejan mensaje en un buzón de voz corriente y llaman a la siguiente empresa. Y si usted devuelve la llamada pasadas unas horas, parte de ellos ya habrá encontrado a otro.

Haga el cálculo con sus propios números. Ejemplo: si pierde cinco llamadas a la semana fuera de horario y una de cada diez acaba en un encargo de 1.000 €, se le escapan unos dos encargos al mes. Esa pérdida no suele aparecer en los informes, así que conviene revisar sus propios datos. Le ayudará la calculadora de llamadas perdidas.

5 soluciones para llamadas fuera del horario

Solución 1: Buzón de voz del operador

Cómo funciona: cuando usted no contesta, el cliente oye «el usuario no está disponible, deje su mensaje después de la señal».

Coste: depende de su tarifa.

Ventajas: funciona de inmediato y no hay que configurar nada.

Desventajas:

• Un mensaje genérico no dice a qué empresa ha llamado ni cuándo devolverá la llamada.
• Tiene que escuchar cada grabación a mano.
• Normalmente no hay transcripción ni datos de contacto.

Para quién: cuando ahora mismo no puede permitirse otra cosa.

---

Solución 2: Desvío al móvil personal

Cómo funciona: fuera del horario, desvía el número de la empresa a su teléfono particular.

Coste: cargos del operador por las llamadas desviadas, según su tarifa.

Ventajas: el cliente habla con una persona y no se pierde ninguna conversación que usted atienda.

Desventajas:

• No hay límite entre trabajo y tiempo libre, porque pueden llamar a las 22 h.
• Después de la jornada no siempre se está de humor para atender clientes.
• Cada llamada que no coge sigue siendo una consulta perdida.

Para quién: autónomos en su primera fase de crecimiento.

---

Solución 3: Recepcionista virtual / call center

Cómo funciona: externaliza la atención telefónica a una empresa cuyas recepcionistas cubren turnos de tarde y de fin de semana.

Coste: depende de las horas de cobertura y del volumen de llamadas; pida un presupuesto. Hay una comparación con Heilo en recepcionista virtual frente a Heilo.

Ventajas: una persona habla en directo con el cliente y puede responder preguntas sencillas.

Desventajas:

• Puede resultar caro para una empresa pequeña.
• La rotación de personal implica que no todos conocen su negocio.
• La capacidad es limitada si llaman muchos clientes a la vez.

Para quién: empresas con presupuesto y mucho volumen de llamadas.

---

Solución 4: Buzón de voz de Heilo (Heilo Voicemail)

Cómo funciona: su operador desvía a Heilo las llamadas que no contesta. Quien llama oye su saludo y deja un mensaje; Heilo guarda la grabación y prepara la transcripción y el resumen. Con los avisos activados, recibe un SMS con los datos de quien llama, el tema y un enlace.

Coste: consulte los precios.

Ventajas:

• Funciona a cualquier hora mientras el desvío esté activado.
• El saludo lo graba con su voz o escribe un texto que lee una voz sintética.
• Un horario reproduce un saludo en jornada laboral y otro por la tarde o el fin de semana.
• Lee la transcripción y el resumen en el panel en lugar de escuchar la grabación.
• Puede activar un SMS para quien llama, tras dejar un mensaje o cuando no lo deja.
• El panel conserva el historial de mensajes.

Desventajas:

• Heilo no mantiene una conversación en directo ni concierta citas.
• No todas las personas que llaman dejarán un mensaje.
• Requiere configurar el desvío con su operador.

Para quién: pequeñas y medianas empresas de servicios, autónomos y cualquiera que pierda consultas fuera de horario.

---

Solución 5: Agente de voz con IA (conversación completa)

Cómo funciona: un bot de voz mantiene la conversación completa en su nombre: responde preguntas, concierta citas y recoge datos.

Coste: estos servicios suelen cobrar una cuota mensual con un cupo de llamadas o minutos; consulte la página de precios del proveedor.

Ventajas: el cliente puede reservar una cita sin que usted intervenga.

Desventajas:

• Requiere una configuración cuidadosa.
• A algunos clientes les incomoda hablar con un bot.
• El agente puede entender mal al cliente, así que hay que probar los escenarios y el traspaso a una persona.

Para quién: empresas en las que el cliente debe concertar una cita sin intervención humana.

Heilo no pertenece a esta categoría: nunca habla con quien llama.

---

Comparación de soluciones

Saludo fuera del horario laboral: ejemplos

El horario de saludos permite configurar hasta 10 saludos distintos para días de la semana y horas concretos, también durante la noche. Si los horarios se solapan, suena el saludo que está más arriba en la lista. Fuera de los horarios configurados, quien llama oye el saludo habitual. El horario no funciona por fechas.

Ejemplo para la tarde: «Hola, le atiende [empresa]. Trabajamos de lunes a viernes de 8 a 18 h. Deje su nombre, su teléfono y una breve descripción y le llamaremos [plazo realista, por ejemplo mañana antes de las 10 h].»

Ejemplo para el fin de semana: «Hola, le atiende [empresa]. Los fines de semana no atendemos llamadas. Deje su nombre, su número y el motivo y le llamaremos [plazo realista, por ejemplo el lunes antes de las 12 h].»

Encontrará más fórmulas en los saludos profesionales para el buzón de voz.

Cómo combinarlo en la práctica

1. En horario laboral contesta usted o lo hace la recepción.
2. El desvío de las llamadas no contestadas queda activado todo el tiempo y el horario solo cambia el saludo. Muchas redes móviles usan para ello el código **61*número#, pero los códigos varían según el operador; consúltelos con el suyo.
3. Por la mañana repasa el panel y los SMS para saber a quién llamar.

En un número Heilo Line, el horario del modo de llamadas puede enviar a quien llama directamente al buzón de voz fuera de horario, sin que suene su teléfono.

Así se pierden menos consultas sin dejar rastro, pero no todos dejarán un mensaje. También puede activar un SMS para usted en las llamadas sin mensaje (número y hora). Para las vacaciones, consulte gestionar llamadas durante las vacaciones.

¿Cuánto cuesta?

Heilo Voicemail incluye los mensajes tras llamadas perdidas: la grabación, el texto, el resumen y el aviso por SMS. La facturación es mensual y el IVA se añade en el pago. El límite de uso razonable es de 500 minutos de grabación por número y mes natural; es informativo y no bloquea llamadas. Los cargos del operador por las llamadas desviadas se cobran aparte.

Si además quiere grabar las conversaciones que atiende, hay dos planes superiores. Con Heilo Select mantiene su número y añade Heilo a las llamadas que elija; su operador debe admitir llamadas de conferencia, se graba desde que Heilo se une y el buzón de voz está incluido. Heilo Line es un número de empresa +48 para cada comercial, y las llamadas por «Llamar por Heilo» se graban automáticamente. El plan se describe en la página del asistente de llamadas y todos los precios están en la página de precios.

Revisión: 20 de octubre de 2026

FAQ

¿El buzón de voz de Heilo funciona en español?

Sí. Configura el saludo en español, Heilo prepara la transcripción de un mensaje en español y el resumen se genera en el idioma configurado en su cuenta.

¿Qué pasa si el cliente no quiere dejar un mensaje?

Algunos no lo harán, sobre todo en el primer contacto. Puede activar un SMS para quien cuelga sin dejar mensaje, por ejemplo con un correo o un enlace a un formulario; no garantizamos su entrega. También conviene mantener el número visible en Google Maps y ofrecer una dirección de correo.

¿Puedo configurar saludos distintos según la hora?

Sí. En cada momento hay un saludo activo, pero el horario permite configurar hasta 10 más: uno dentro de la jornada y otro por la tarde o el fin de semana. Heilo los cambia automáticamente. Las horas fuera del horario usan el saludo habitual.

¿Cuánto tarda en llegar el SMS tras una llamada perdida?

Depende del procesamiento de la grabación y de la entrega por la red. No prometemos un plazo concreto.