Recepcionista virtual vs. Heilo: costes y diferencias

Ver también: Heilo vs. servicio de atención telefónica con personas | Centralita virtual moderna para empresas | Contestador automático para empresa

En resumen: Una recepcionista virtual es una persona que atiende a distancia las llamadas de tu empresa, toma notas y a menudo gestiona citas; pagas una cuota o el tiempo trabajado, según la tarifa del proveedor. Heilo nunca habla con quien llama: reproduce tu saludo, graba el mensaje y lo convierte en transcripción y resumen. El plan Heilo Voicemail cubre eso, y el precio actual está en la página de precios. Si necesitas a alguien que lleve la conversación y reserve en el calendario, elige una recepcionista.

La pregunta es si quieres a una persona al teléfono o mensajes grabados. Esta comparativa la ha escrito el equipo de Heilo, así que también dice cuándo es mejor una recepcionista.

Cómo comparamos

Comparamos cinco cosas: quién habla con quien llama, en qué horario funciona el servicio, qué te queda después de la llamada, en qué unidad pagas y si el precio es neto o bruto. Los precios de la competencia solo los citamos de sus tarifas publicadas, con la fecha de comprobación junto al enlace; para este artículo no hemos comprobado la tarifa de ningún proveedor español, así que no damos cifras. Los precios de Heilo son netos y el IVA se añade al pagar.

Qué es una recepcionista virtual

Una recepcionista virtual trabaja a distancia, atiende llamadas en nombre de tu empresa, anota mensajes y a menudo lleva un calendario. Se vende de varias formas: por horas de una asistente virtual, como cuota por atender tu número o como paquete de oficina virtual, que reúne teléfono, dirección y gestión de correspondencia.

Qué recibes:

llamadas atendidas por una persona,
mensajes anotados,
calendario y gestión de citas,
una voz humana al teléfono.

Cuánto cuesta una recepcionista virtual

Las ofertas se diferencian en lo que se paga. Usa esta tabla como guía de lo que debes preguntar:

Modelo	Qué comprobar en la oferta
Por horas de trabajo	Tarifa por hora, tamaño del paquete y si las tareas urgentes se cobran aparte
Cuota mensual	Qué horario y cuántas llamadas incluye
Paquete de oficina virtual	Si el teléfono va con dirección y correspondencia y qué parte es la atención telefónica

Compara las ofertas por lo que incluyen, no solo por el importe. La cobertura depende del proveedor.

Qué comprobar en la oferta

Antes de firmar, pregunta al proveedor:

Alta y conocimiento de tu empresa — si se cobra aparte y quién redacta el guion de las llamadas.
Sustituciones — quién atiende cuando la recepcionista está de vacaciones o cambia la persona.
Horario de atención — si incluye tardes, fines de semana y festivos y qué pasa con las llamadas fuera de él.
Qué recibes tras la conversación — solo una nota o también una grabación.
Informe de llamadas — si el proveedor envía el recuento y con qué frecuencia.

Qué recibes con Heilo

Heilo no sustituye a una recepcionista y nunca habla con quien llama; recoge un mensaje cuando nadie contesta. Con Heilo Voicemail recibes:

Un saludo: tu propio texto leído con voz sintética, con un horario de saludos para distintos días y horas.
Grabación, transcripción y resumen: una descripción breve del asunto junto a la transcripción completa. La transcripción se genera automáticamente y puede contener errores.
Un SMS: con los datos de quien llama, el tema y un enlace al panel.
El historial de llamadas en el panel.
Una tarjeta "Potencial del cliente": en ella anotas tu propia valoración de la consulta del 1 al 10 y un valor estimado.
Buzón a cualquier hora: cuando configuras con tu operadora el desvío de llamadas no atendidas, los mensajes llegan al buzón de Heilo también de noche, en fin de semana y en festivos.

No hay cuota por llamada, solo una cuota fija por número. Un límite de uso razonable de 500 minutos de grabaciones por número al mes es solo informativo y no bloquea llamadas. La facturación es mensual y el IVA se añade al pagar. Los precios actuales están en la página de precios.

Si además quieres grabar las llamadas que atiendes, hay dos planes superiores. Con Heilo Select conservas tu número e invitas a Heilo a llamadas concretas; el buzón de voz está incluido. Heilo Line es un número de empresa polaco (+48), uno por comercial. Las llamadas entrantes y salientes por ese número se graban automáticamente, y Heilo genera transcripción, resumen y tareas, mientras el entrenador de llamadas muestra qué fue bien y qué mejorar. Una vez configurada la integración, los resultados llegan a tu CRM por API, webhooks, Zapier o Make. El plan exige verificar la empresa.

Qué no hace Heilo:

No gestiona citas: no tiene acceso a tu calendario, así que devuelves la llamada y concretas la cita tú.
No mantiene una conversación: graba el mensaje del cliente.
No sustituye a una persona en situaciones complejas, como reclamaciones que requieren negociar.

Más información en las páginas del buzón de voz empresarial y del contestador automático.

Qué pagas: comparación de costes

Concepto	Recepcionista virtual	Heilo (Heilo Voicemail)
Unidad de cobro	Horas de trabajo, cuota o paquete	Cuota fija mensual por número
Precio de ejemplo	Según la tarifa del proveedor	Consulta la página de precios
Horario	Según el paquete	El buzón funciona a cualquier hora con el desvío configurado
Quién habla	La recepcionista	Nadie
Gestión de citas	Sí, con acceso al calendario	No
Facturación anual	En algunos proveedores	No, solo mensual

Las dos opciones hacen cosas distintas, así que la diferencia de precio no es un "ahorro": la recepcionista mantiene conversaciones y Heilo recoge mensajes.

Cuándo una recepcionista virtual y cuándo Heilo

Elige una recepcionista virtual cuando:	Elige Heilo cuando:
Necesitas que alguien LLEVE la conversación (consultas complejas, negociaciones)	Te basta con que quien llama deje la consulta (nombre, problema, plazo)
Quieres que alguien hable con el cliente y estás dispuesto a pagar por el tiempo de esa persona	Quieres una cuota fija por número y los mensajes en texto
Tus clientes llaman solo en horario de oficina	Tus clientes llaman a distintas horas (averías, urgencias, fines de semana)
Quieres que la recepcionista gestione las citas por ti	Prefieres devolver la llamada y concretar la cita tú

Combinar ambas

La recepcionista atiende en horario laboral y Heilo recoge los mensajes cuando nadie contesta. Heilo recibe las llamadas que se desvían a su número, así que pregunta al proveedor si puede pasar las llamadas no atendidas al número de Heilo. Si quieres grabar con regularidad las llamadas que atiende un equipo, encajan Heilo Select o Heilo Line, descritos en la página del asistente de llamadas.

Resumen

Una recepcionista virtual es mejor cuando los clientes deben hablar con una persona al momento y quieres que alguien gestione las citas. Heilo encaja cuando quieres no perder consultas de llamadas perdidas y tener cada mensaje por escrito con una cuota fija por número. También puedes combinar ambas.

FAQ

¿Sustituye Heilo a una recepcionista virtual?

No en las conversaciones que requieren una persona. Heilo recoge un mensaje cuando nadie contesta, y tú devuelves la llamada con el asunto ya descrito. No sustituye a una recepcionista en conversaciones complejas, como negociaciones o reclamaciones.

¿Cómo se compara el coste de Heilo con una recepcionista virtual?

Heilo es una cuota fija mensual neta por número, según el plan; consulta la página de precios. Una recepcionista suele facturarse por horas, con una cuota o con un paquete. Los servicios hacen cosas distintas, así que compáralos por lo que incluyen y no solo por el importe.

¿No se decepcionarán los clientes al ver que es una máquina?

Quien llama oye tu saludo y deja un mensaje. Heilo no se presenta ni mantiene una conversación. Algunas personas cuelgan sin dejar mensaje, así que mantén el saludo breve e indica cuándo devolverás la llamada.

¿Y si ya tengo una recepcionista a jornada completa?

Heilo puede ser el respaldo cuando la recepcionista esté de vacaciones o fuera de horario.

¿Puedo probar Heilo antes de decidir?

Los planes se facturan mensualmente y puedes cancelarlos en cualquier momento; el servicio funciona hasta el final del periodo pagado. Las condiciones actuales están en la página de precios.