Wirtualna centrala dla firm — funkcje do sprawdzenia
Checklista wyboru wirtualnej centrali: numer, kolejki, połączenia wychodzące i CRM. Zobacz, które potrzeby w rejestrowaniu rozmów zespołu obsługuje Heilo.
Wybierając wirtualną centralę, sprawdzaj przebieg rozmowy klienta, a nie samą listę funkcji. Menu IVR, nagrywanie i integracja z CRM-em mogą oznaczać różny zakres w różnych planach. Poniższa checklista pomoże przygotować demonstrację u dostawcy i ustalić, czy dodatkowo potrzebujesz zapisu ustaleń w Heilo.
Sześć prób przed podpisaniem umowy
| Próba | Co powinno zostać ustalone? |
|---|---|
| Klient wybiera dział | Czy menu kieruje do właściwej osoby i co się dzieje bez wyboru |
| Dwie osoby dzwonią równocześnie | Czy drugi klient czeka, trafia do innego pracownika czy do poczty głosowej |
| Zespół kończy pracę | Jak działa harmonogram, powitanie i dalsza obsługa zapytania |
| Handlowiec oddzwania | Jaki numer widzi klient i czy zapis obejmuje rozmowę wychodzącą |
| Klient odmawia nagrywania | Jak pracownik kontynuuje kontakt bez nagrania |
| Rozmowa się kończy | Jakie dane trafiają do CRM-a i kto ma do nich dostęp |
Poproś o pokazanie tych prób w planie, który zamierzasz kupić. Nagranie demonstracyjne z droższego wariantu nie potwierdza zakresu Twojej oferty. Ustal też limity równoczesnych połączeń i zachowanie w razie awarii.
Centrala i zapis ustaleń to osobne kryteria
Centrala może poprawnie połączyć klienta z handlowcem, a CRM nadal będzie zawierał tylko datę i czas telefonu. Aby przygotować ofertę, zespół potrzebuje również przedmiotu zapytania, warunków, kwot i terminów. Zapytaj, czy integracja dostarcza treść rozmowy, czy wyłącznie jej metadane.
Heilo służy do rejestrowania i opracowania rozmów, a nie do kierowania ruchu. Heilo Line to firmowy numer +48, osobny dla każdego handlowca: handlowiec odbiera na nim połączenia przychodzące, a wychodzące rozpoczyna w panelu przyciskiem „Zadzwoń przez Heilo” (tylko numery +48). Rozmowy przez ten numer są rejestrowane automatycznie. W planie Heilo Select zostajesz przy obecnym numerze i dopraszasz Heilo do wybranej rozmowy; operator musi obsługiwać połączenia konferencyjne, a Heilo rejestruje rozmowę od chwili dołączenia. Heilo Voicemail przyjmuje wiadomości po nieodebranych połączeniach przekierowanych przez operatora. Po rozmowie zespół dostaje transkrypcję, podsumowanie i propozycje zadań, a przy rozmowie dwustronnej trener rozmów pokazuje, co poszło dobrze, a co warto poprawić. Heilo nie prowadzi rozmowy z klientem i nie zastępuje centrali z kolejkami, menu IVR oraz grupami dzwonienia: jeden numer dzwoni na jeden telefon.
Zobacz, jak działa Heilo Line w zespole sprzedaży, jeśli problemem są ustalenia ginące po telefonie.
Jak ocenić integrację z CRM-em?
Przeprowadź test dla istniejącego kontaktu i nowego klienta. Sprawdź przypisanie do handlowca, brak duplikatów oraz sens notatki. W Heilo integrację konfigurujesz przez API lub webhooki, bezpośrednio albo za pośrednictwem Make’a lub Zapiera. Nie oznacza to gotowego połączenia z każdym CRM-em jednym kliknięciem. Jeśli potrzebujesz kolejek i przełączania między konsultantami razem z CRM-em, przeczytaj o centrali telefonicznej zintegrowanej z CRM-em.
Sprawdź też uprawnienia do nagrań oraz eksport i usuwanie. Dostęp do całego zespołu sprzedaży powinien wynikać z roli użytkownika, a nie z przypadkowo rozesłanego pliku.
Jak porównać rachunek miesięczny?
Uwzględnij numery, użytkowników, minuty, przechowywanie, wymagane dodatki i integrację. Ceny Heilo są liczone za numer, netto i miesięcznie: Heilo Voicemail 49 zł, Heilo Select 99 zł, Heilo Line 399 zł. VAT dolicza się przy płatności. W planie Heilo Line zespół płaci za tyle numerów, ilu handlowców odbiera i dzwoni przez Heilo. W Heilo Line w cenie jest 6 godzin rejestrowanych rozmów na numer w okresie rozliczeniowym, a każda kolejna godzina kosztuje 55 zł netto, liczona co do minuty i doliczana do następnej faktury. W Heilo Voicemail i Heilo Select obowiązuje informacyjny limit 500 minut nagrań na numer miesięcznie, który niczego nie blokuje. Szczegóły są w cenniku. Ewentualne opłaty własnego operatora oraz platformy integracyjnej oceń osobno.
Nie zakładaj zwrotu inwestycji od pierwszego miesiąca. Zmierz w pilotażu, czy zespół rzadziej odtwarza ustalenia z pamięci i szybciej przygotowuje kompletne notatki. Takie obserwacje pozwalają policzyć wartość narzędzia w Twojej firmie.
FAQ
Czy uruchomienie zawsze trwa kilka minut?
Nie. Proste przekierowanie może wymagać niewielu kroków, ale weryfikacja firmy, uruchomienie numeru, uprawnienia i integracja z CRM-em to osobne etapy. Termin ustal dla własnego wdrożenia. W Heilo numer Heilo Line uruchamiasz po weryfikacji firmy przez NIP: wybierasz numer, a Heilo zamawia go u operatora. Czas zależy od weryfikacji.
Czy dodanie pracownika oznacza zakup kolejnego numeru?
U innych dostawców zależy to od cennika. W Heilo zaproszenie osoby z zespołu do konta nic nie kosztuje, liczba zaproszonych osób nie jest ograniczona, a konta mają role. Jeden numer Heilo Line dzwoni jednak na jeden telefon, więc każdy handlowiec, który ma odbierać i dzwonić przez Heilo, potrzebuje własnego numeru: 399 zł netto miesięcznie za każdy. Osoba, która tylko przegląda rozmowy i notatki, numeru nie potrzebuje.
