Wirtualna centrala dla firmy — funkcje do sprawdzenia
Checklista wyboru wirtualnej centrali: numer, kolejki, połączenia wychodzące i CRM. Zobacz, które potrzeby w zapisie rozmów obsługuje Heilo.
Wybierając wirtualną centralę, sprawdzaj przebieg rozmowy klienta, a nie samą listę funkcji. Menu IVR, nagrywanie i integracja z CRM-em mogą oznaczać różny zakres w różnych planach. Poniższa checklista pomoże przygotować demonstrację u dostawcy i ustalić, czy dodatkowo potrzebujesz zapisu ustaleń w Heilo.
Sześć prób przed podpisaniem umowy
| Próba | Co powinno zostać ustalone? |
|---|---|
| Klient wybiera dział | Czy menu kieruje do właściwej osoby i co się dzieje bez wyboru |
| Dwie osoby dzwonią równocześnie | Czy drugi klient czeka, trafia do innego pracownika czy do poczty głosowej |
| Zespół kończy pracę | Jak działa harmonogram, powitanie i dalsza obsługa zapytania |
| Handlowiec oddzwania | Jaki numer widzi klient i czy zapis obejmuje rozmowę wychodzącą |
| Klient odmawia nagrywania | Jak pracownik kontynuuje kontakt bez nagrania |
| Rozmowa się kończy | Jakie dane trafiają do CRM-a i kto ma do nich dostęp |
Poproś o pokazanie tych prób w planie, który zamierzasz kupić. Nagranie demonstracyjne z droższego wariantu nie potwierdza zakresu Twojej oferty. Ustal też limity równoczesnych połączeń i zachowanie w razie awarii.
Centrala i zapis ustaleń to osobne kryteria
Centrala może poprawnie połączyć klienta z handlowcem, a CRM nadal będzie zawierał tylko datę i czas telefonu. Aby przygotować ofertę, zespół potrzebuje również przedmiotu zapytania, warunków, kwot i terminów. Zapytaj, czy integracja dostarcza treść rozmowy, czy wyłącznie jej metadane.
Heilo służy do zapisu i opracowania rozmów. T3 daje dedykowany numer do połączeń przychodzących i wychodzących przez Heilo; T2 słuchacza dopraszanego przez konferencję; T1 pocztę głosową dla nieodebranych połączeń. Heilo nie prowadzi rozmowy z klientem i nie zastępuje centrali z kolejkami, menu IVR oraz grupami dzwonienia.
Zobacz, jak Heilo zachowuje rozmowy zespołu, jeśli problemem są ustalenia ginące po telefonie.
Jak ocenić integrację z CRM-em?
Przeprowadź test dla istniejącego kontaktu i nowego klienta. Sprawdź przypisanie do handlowca, brak duplikatów oraz sens notatki. W Heilo integrację konfigurujesz przez API lub webhooki, bezpośrednio albo za pośrednictwem Make’a lub Zapiera. Nie oznacza to gotowego połączenia z każdym CRM-em jednym kliknięciem.
Sprawdź też uprawnienia do nagrań oraz eksport i usuwanie. Dostęp do całego zespołu sprzedaży powinien wynikać z roli użytkownika, a nie z przypadkowo rozesłanego pliku.
Jak porównać rachunek miesięczny?
Uwzględnij numery, użytkowników, minuty, przechowywanie, wymagane dodatki i integrację. Ceny Heilo wynoszą 49 zł netto w T1, 99 zł netto w T2 i 399 zł netto w T3 miesięcznie za numer. Ewentualne opłaty własnego operatora oraz platformy integracyjnej oceń osobno.
Nie zakładaj zwrotu inwestycji od pierwszego miesiąca. Zmierz w pilotażu, czy zespół rzadziej odtwarza ustalenia z pamięci i szybciej przygotowuje kompletne notatki. Takie obserwacje pozwalają policzyć wartość narzędzia w Twojej firmie.
FAQ
Czy uruchomienie zawsze trwa kilka minut?
Nie. Proste przekierowanie może wymagać niewielu kroków, ale weryfikacja firmy, uruchomienie numeru, uprawnienia i integracja z CRM-em to osobne etapy. Termin ustal dla własnego wdrożenia.
Czy dodanie pracownika oznacza zakup kolejnego numeru?
To zależy od sposobu pracy i rozliczeń dostawcy. W Heilo zaproszenie do organizacji oraz uruchomienie płatnego numeru są osobnymi działaniami. Najpierw ustal, kto odbiera i wykonuje połączenia oraz do jakich nagrań potrzebuje dostępu.
