Centralita virtual vs. teléfono fijo: comparativa

Tener un número de teléfono fijo no significa que solo puedas contestar en tu mesa. Lo que es posible depende de tu operador y de tu servicio: de los desvíos disponibles, de las aplicaciones y de cómo se gestionan las llamadas. Una centralita virtual resulta útil cuando necesitas reglas para dirigir las llamadas a un equipo. Conviene valorar Heilo cuando el objetivo es conservar en tu CRM el contenido de las conversaciones y lo acordado.

¿Qué es un fijo virtual?

Un fijo virtual es un número con formato de línea fija que funciona por internet. Suena en un móvil, en una aplicación o en un teléfono de sobremesa. Heilo no vende números españoles: los números del plan Heilo Line son números polacos +48, y las llamadas salientes a través de Heilo van solo a números +48.

¿Qué estás comparando exactamente?

Un teléfono fijo puede significar un número, un aparato o un servicio del operador. Una centralita es un sistema que organiza el tráfico de llamadas: dirección a departamentos, colas y transferencias. Centralita en la nube, centralita alojada y centralita virtual suelen nombrar lo mismo: la centralita funciona en el proveedor, no en tu oficina. Pasar un servicio así a la nube no confirma por sí solo todas las funciones ni una factura más baja.

No hay base para prometer la misma calidad en todas las llamadas por superar un único valor de velocidad de internet. Comprueba la calidad con llamadas desde los lugares donde trabaja tu equipo.

¿Cuándo conviene conservar la telefonía actual?

Si contestar y pasar llamadas funciona bien, la falta de notas no tiene por qué justificar cambiar todo el sistema. Primero comprueba qué información falta después de la llamada y si tu herramienta actual puede darla. Con un solo número, un buzón de voz bien configurado y una persona encargada de devolver las llamadas pueden resolver el problema de las consultas perdidas.

Si necesitas una cola para varios agentes o dirigir las llamadas a departamentos, compara las centralitas según esos requisitos. Heilo no ofrece menú IVR, colas ni grupos de llamada: un número de Heilo suena en un teléfono. Más información: centralita telefónica integrada con CRM. Las pruebas que conviene hacer en una demostración las describe la lista de comprobación de la centralita virtual.

¿Dónde encaja Heilo?

Heilo no es una centralita: no tiene colas, menú de voz ni extensiones. Heilo graba mensajes o llamadas, según el plan. Heilo Voicemail recoge mensajes tras las llamadas perdidas que tu operador desvía a un número de Heilo. Con Heilo Select conservas tu número actual y añades Heilo a una llamada elegida; tu operador debe admitir llamadas en conferencia, y Heilo graba la llamada desde el momento en que se une. Heilo Line es un número de empresa, un número polaco +48, uno por comercial. Las llamadas entrantes a ese número y las salientes que inicias en el panel con el botón «Llamar por Heilo» (solo números +48) se graban automáticamente. Un número marcado en la aplicación Teléfono normal no pasa por Heilo, así que esa llamada no se graba.

Después de la llamada recibes la transcripción, un resumen y tareas propuestas, y en una llamada de dos partes también las observaciones del Entrenador de conversaciones sobre lo que salió bien y lo que conviene mejorar. Cuando configuras la integración, los resultados llegan a tu CRM mediante la API, webhooks, Zapier o Make. Mira cómo llegan las llamadas a tu CRM.

¿Cómo calcular el coste del cambio?

Apunta las cuotas, cuántos números necesitas, el coste del tráfico y el de la puesta en marcha. Suma la configuración de la integración y el tiempo de formación del equipo. Heilo cobra por número y mes, y los planes y precios están en la página de precios. Un número de empresa de Heilo solo está incluido en Heilo Line; Heilo Voicemail funciona con tu número actual gracias al desvío en el operador. Heilo Line incluye 6 horas de llamadas registradas por número en cada periodo de facturación; cada hora adicional se cobra por minuto según la tarifa de la página de precios y se añade a la siguiente factura. Heilo Voicemail y Heilo Select tienen un límite orientativo de 500 minutos grabados por número al mes, que nunca bloquea llamadas.

Antes de terminar el contrato actual, comprueba el número entrante y el saliente, el comportamiento fuera de horario y cómo llega la llamada al CRM. El artículo sobre desvío de llamadas vs. centralita virtual ayuda a distinguir el desvío de la portabilidad.

FAQ

¿Perderé mi número actual si cambio de servicio?

No tiene por qué ser así, pero depende del camino elegido. El desvío deja el número en tu operador actual, mientras que la portabilidad se gestiona con el nuevo proveedor y requiere un procedimiento confirmado. No canceles el servicio actual antes de acordar cómo se mantendrá la continuidad.

¿Funcionará Heilo sin internet en la oficina?

El panel necesita internet. Contestar llamadas en el teléfono y los desvíos dependen de la disponibilidad de la red y de los ajustes del operador. No des por hecho que funcione en cualquier avería; prueba un plan de reserva para tu equipo.