Heilo.io vs. Microsoft Teams Buzón de voz – ¿qué ofrece cada sistema?
Comparativa de Heilo.io y Microsoft Teams Voicemail para pequeñas empresas: funciones, análisis IA, costes y cuándo tiene sentido cada opción.
Ver también: Heilo.io vs. Vonage comparativa | Heilo.io vs. buzón de voz tradicional | Buzón de voz visual: guía
TL;DR: Teams incluye buzón de voz con transcripción, pero requiere licencia Teams Phone, no ofrece lead scoring ni SMS y está pensado para oficinas. Heilo.io es un buzón IA nativo para móvil que transcribe, evalúa urgencia y envía SMS. Para profesionales móviles, Heilo.io es más directo; para equipos con Microsoft 365, la combinación cubre todos los escenarios.
La trampa del "ya lo tengo incluido"
Millones de pymes usan Microsoft 365 y Teams. Cuando descubren que Teams incluye buzón de voz con transcripción, piensan que no necesitan nada más. Pero el buzón de Teams fue diseñado como funcionalidad complementaria para entornos de oficina, no para profesionales móviles que necesitan captura de leads con inteligencia artificial.
La diferencia práctica: "tener un buzón de voz que guarda mensajes" vs. "recibir un SMS que dice: Lead caliente, Score 9/10, devuelve la llamada ahora." El primero requiere abrir la app de Teams y escuchar. El segundo llega al móvil y es accionable en segundos.
Dicho de otro modo: si pasa el día sentado ante el ordenador con Teams abierto y las llamadas que pierde son sobre todo internas, Teams le vale. Si es instalador y está en una obra, fisioterapeuta en plena sesión o fotógrafo en una boda, necesita un SMS en el móvil, no un correo en Outlook. Ahí se decide la comparación.
Qué ofrece Teams Voicemail
El buzón forma parte del ecosistema Microsoft 365 y exige licencias concretas:
- Requisitos: Microsoft 365 Business (~6 €/usuario/mes), Teams Phone System (~9 €/usuario/mes) y plan de llamadas o conexión directa (~7 €/usuario/mes)
- Transcripción: automática, con Azure Cognitive Services
- Aviso: correo con la grabación y la transcripción en Outlook o en la propia app de Teams
- Saludo: personalizable, se graba y se configura desde la consola de administración
- Integración: profunda con Outlook, Teams y Exchange
Lo que Teams Voicemail no ofrece:
- SMS con la transcripción al móvil
- puntuación de urgencia o de calidad del lead
- un panel propio con el histórico de consultas
- funcionamiento con un móvil normal: sin Teams Phone no hay buzón
Qué ofrece Heilo.io
Heilo.io es un servicio independiente, pensado desde cero para negocios pequeños que consiguen clientes por teléfono:
- Transcripción con Gemini 2.5 Flash — transcripción completa en español, inglés y otros idiomas
- SMS inmediato — la transcripción y el resumen llegan al móvil en segundos
- Lead scoring — cada mensaje recibe una urgencia automática del 1 al 10
- Panel web — todas las llamadas, transcripciones y puntuaciones en un mismo sitio
- Saludos propios — grabados por usted o generados con voz de ElevenLabs
- Cualquier teléfono — móvil normal, desvío de llamadas, sin aplicación para quien llama
Precio: desde 19 €/mes por número de empresa, no por usuario.
Comparativa directa
| Función | Teams Voicemail | Heilo.io |
|---|---|---|
| Transcripción | Sí (Azure) | Sí (Gemini 2.5 Flash) |
| Lead scoring (1–10) | No | Sí |
| SMS al móvil | No | Sí, inmediato |
| Funciona sin Microsoft | No | Sí |
| Nativo para móvil | No | Sí |
| Resumen IA del mensaje | No (solo transcripción) | Sí |
| Saludo con voz generada | No (solo grabación) | Sí (ElevenLabs) |
| Horarios de saludo (día/noche/fin de semana/vacaciones) | Básico | Completo |
| Configuración | Alto (TI necesario) | 10 minutos |
| Precio (1 usuario) | ~15–25 €/mes | 19 €/mes |
| Precio (5 usuarios) | ~110 €/mes | 19 €/mes |
| Permanencia | Anual (M365) | Mensual |
Cuándo es suficiente Teams Voicemail
La empresa ya paga M365 y Teams Phone, los empleados trabajan desde escritorio con acceso constante a la app, la comunicación es principalmente interna entre departamentos, hay departamento de TI para gestionar la configuración y no se necesita lead scoring ni priorización de llamadas comerciales.
Punto por punto:
- Ya paga M365 con Teams Phone — el buzón va incluido y no añade ni un euro de coste.
- El equipo trabaja sentado — el aviso por correo en Outlook basta, porque alguien lo mira todo el día.
- Hay departamento de TI — configurar Teams Phone, números y enrutamiento exige competencia técnica.
- Las llamadas son sobre todo internas — llaman compañeros por Teams, no clientes al móvil de empresa.
Cuándo es mejor Heilo.io
Profesionales móviles (técnicos, comerciales, instaladores), autónomos sin oficina ni infraestructura Microsoft, terapeutas y médicos que no interrumpen sesiones, empresas sin departamento de TI, cualquiera que necesite lead scoring para decidir qué llamada devolver primero, y cobertura 24/7 sin configuración compleja ni licencias adicionales.
En detalle:
- No tiene M365 Business Voice ni le hace falta — pagar unos 22 € por usuario por un ecosistema que apenas usa cuesta justificarlo.
- Trabaja con un móvil normal — como el 90 % de las pequeñas empresas de servicios. Teams Phone pide un número aparte; Heilo.io funciona con el que ya tiene.
- Necesita un SMS, no un correo — en una obra, en una sesión o en una boda nadie abre Outlook. Un SMS se lee en tres segundos.
- Quiere la transcripción lista para usar — nombre, dirección y número de devolución en texto, sin escuchar la grabación entera.
- Tiene que priorizar — Teams Voicemail no distingue una urgencia real de una consulta de precios.
Los porcentajes de este artículo son estimaciones y sirven para ilustrar el orden de magnitud.
Un mismo mensaje, dos resultados
Alguien deja este recado: «Llamo de Construcciones Vega, necesitamos un fontanero en la calle Mayor 15 de Valencia, tercer piso.»
- Teams Voicemail: grabación y transcripción en un correo de Outlook. Hay que abrir el mensaje, leerlo y decidir uno mismo si corre prisa.
- Heilo.io: el mismo recado en un SMS, con resumen («fontanero, calle Mayor 15, Valencia, 3.º»), número de contacto y puntuación 8/10.
La diferencia no está en que un sistema entienda el idioma y el otro no. Está en qué pasa después del mensaje y en dónde se encuentra usted cuando llega.
Análisis de costes (1 usuario)
| Concepto | Teams + Phone | Heilo.io |
|---|---|---|
| M365 Business Basic | 6 € | — |
| Teams Phone Standard | 9 € | — |
| Plan de llamadas | 7 € | — |
| Plan Starter | — | 19 € |
| Total | 22 €/mes | 19 €/mes |
La diferencia se nota cuando crece el equipo: Teams se paga por usuario y Heilo.io por número. Con cinco personas son ~110 €/mes frente a 19 €/mes.
¿Se pueden usar ambos?
Sí. Teams para comunicación interna (reuniones, canales, chat entre compañeros). Heilo.io para contacto con clientes externos, captura de llamadas perdidas y gestión de leads. Ecosistema Microsoft para colaboración empresarial, IA para llamadas comerciales.
El reparto garantiza que los avisos internos acaben en Outlook, donde ya trabaja, y que las consultas de clientes lleguen al móvil por SMS y con prioridad.
FAQ
¿Puede Teams hacer lead scoring?
No. Teams transcribe pero no analiza contenido, no evalúa urgencia y no prioriza. Todos los mensajes llegan por igual sin distinción entre una consulta informativa y un lead urgente.
¿Puedo recibir SMS de Teams Voicemail?
No de forma nativa. Teams notifica por email o alerta dentro de la app. Existen integraciones con Power Automate, pero requieren configuración técnica adicional y conocimientos de TI.
¿Necesito Teams Phone para el buzón de voz?
Sí, para llamadas externas. Sin esta licencia, Teams solo funciona para comunicación interna entre usuarios de Teams. Es decir: el buzón "que ya viene incluido" cuesta en la práctica unos 15–22 € por usuario y mes con el stack completo.
¿Sustituye Heilo.io a Microsoft Teams?
No, son herramientas distintas. Teams es una plataforma de colaboración: chat, vídeo, archivos. Heilo.io captura las llamadas de clientes que nadie atendió, las transcribe y las avisa por SMS con su puntuación. Si usa Teams para trabajar en equipo, siga usándolo; Heilo.io añade la capa que Teams no cubre.
¿Cuánto ahorro al pasar de Teams Phone a Heilo.io?
Con cinco usuarios: Teams con Phone y plan de llamadas sale por unos 110 €/mes (22 € × 5); Heilo.io, 19 €/mes por un número de empresa. Son unos 91 €/mes, es decir 1.092 €/año, además de ahorrarse la configuración de TI y la permanencia anual.
¿Puedo migrar de Teams Voicemail a Heilo.io?
No hay migración: Heilo.io funciona con tu número de móvil, independientemente de Teams. Configuras un desvío condicional y las llamadas no atendidas van a Heilo.io. Teams sigue funcionando para comunicación interna.
Resumen
Teams Voicemail es funcional dentro del ecosistema Microsoft, pero sin lead scoring, sin SMS al móvil y con configuración que requiere TI. Heilo.io resuelve "pierdo llamadas de clientes en el móvil" de forma más directa y económica: transcripción, SMS inmediato y puntuación de urgencia por 19 €/mes por número de empresa, no por usuario. Para profesionales móviles, Heilo.io es la solución correcta. Para equipos con M365, la combinación ofrece la cobertura más completa.
Elige cómo debe capturar Heilo tus llamadas
¿No puedes contestar? No pierdas el mensaje del cliente.
Heilo captura las llamadas perdidas, crea la transcripción del mensaje y envía un resumen por SMS.