Heilo vs. Microsoft Teams: buzón de voz y teléfono para ventas

En resumen: el buzón de voz de Microsoft Teams funciona sin licencia de Teams Phone, pero para que un cliente pueda llamar a un comercial a un número de teléfono normal hacen falta Teams Phone y acceso a la red telefónica. Heilo no sustituye a Teams: con Heilo Line, cada comercial recibe un número de empresa +48, y las llamadas por ese número se graban automáticamente y se convierten en transcripción, resumen y tareas para su CRM.

Esta comparativa la ha preparado el equipo de Heilo a partir de su propio producto y de la documentación y la lista de precios de Microsoft (comprobado el 19 de octubre de 2026). Comparamos qué hay que comprar, la unidad de facturación y el precio neto, el buzón de voz, la grabación y la transcripción de llamadas, la integración con el CRM y lo que le falta a cada uno.

Dos problemas, dos herramientas

Teams es una plataforma de chat, reuniones y archivos y, con Teams Phone, también la telefonía de toda la empresa. Heilo da números a los comerciales y convierte sus llamadas con clientes en notas. Antes de decidir, responda a una pregunta: ¿debe toda la empresa llamar desde Teams, o deben los acuerdos de las llamadas de sus comerciales llegar al CRM sin tener que volver a escribirlos?

Buzón de voz de Teams: qué necesita

Según la documentación de Microsoft (comprobado el 19 de octubre de 2026):

• El buzón de voz en la nube se activa automáticamente para los usuarios de Teams y no exige una licencia de Teams Phone.
• El mensaje llega al buzón de Exchange como un correo con un archivo de audio y, si la transcripción está activada, con el texto. Se ve en Outlook y en la pestaña Llamadas de Teams (descrito en la misma página).
• La transcripción está activada por defecto en las directivas del buzón de voz, y un administrador puede desactivarla.
• El español figura en la lista de idiomas de transcripción.
• Para hacer y recibir llamadas con números de teléfono ajenos a Teams, el usuario necesita una licencia de Teams Phone y acceso a la red telefónica: un plan de llamadas de Microsoft, un operador del programa Operator Connect, Teams Phone Mobile o Direct Routing (opciones de conectividad).

En la página española de Microsoft (comprobado el 19 de octubre de 2026), Teléfono Microsoft Teams Estándar cuesta 8,70 € por usuario al mes con pago anual, IVA no incluido, y la variante con llamadas de pago por uso (zona de país 2) cuesta 11,30 € por usuario al mes, en las mismas condiciones. Ambas exigen una licencia de Teams aparte.

Teams Phone en un equipo de ventas

Lo que Microsoft describe en las páginas comprobadas (19 de octubre de 2026):

• Las colas de llamadas y el operador automático (auto attendant) aparecen en la página española de Teams Phone.
• Un administrador puede permitir que los usuarios graben llamadas 1:1 y llamadas con números de teléfono. La transcripción de llamadas está desactivada por defecto y también hay que activarla en las directivas (configuración).
• La grabación automática de cada llamada según la política de la empresa se realiza mediante soluciones certificadas de socios, lo que Microsoft llama compliance recording (resumen).
• Con Teams Phone Mobile puede usar en Teams también el número de la tarjeta SIM de un operador asociado. Se puede llamar desde la aplicación de Teams en el ordenador y el móvil, y desde teléfonos certificados para Teams (opciones de conectividad).

Qué ofrece Heilo

Heilo no es una centralita. Escucha, graba y resume las llamadas, y pasa los resultados al sistema en el que trabaja su equipo. Para un equipo de ventas, el plan con el que comparar es Heilo Line:

• Cada comercial recibe su propio número de empresa +48, y Heilo conecta las llamadas entrantes con el teléfono indicado en el panel.
• Las llamadas salientes se inician en el panel con «Llamar por Heilo», y el cliente ve el número de la empresa.
• Cada llamada por este número se graba automáticamente. Después recibe una transcripción, un resumen, propuestas de tareas y notas del entrenador de conversaciones sobre lo que salió bien y lo que conviene mejorar.
• En «Planificadas» fija las próximas llamadas, y al llamar ve la nota, la descripción del cliente y las tres últimas conversaciones.
• Cuando haya configurado una integración, los resultados llegan a su CRM mediante la API, webhooks firmados, Zapier o Make (cómo funciona). Heilo no tiene aplicaciones ya hechas para CRM concretos, y una empresa sin CRM puede trabajar con los Contactos, Proyectos y Tareas de Heilo.

Heilo Line se factura por número y por mes, y cada comercial necesita su propio número. Heilo Line incluye 6 horas de llamadas registradas por número en cada periodo de facturación; cada hora adicional se cobra por minuto según la tarifa de la página de precios y se añade a la siguiente factura. La grabación nunca se interrumpe. El número se activa tras la verificación de la empresa: usted lo elige y Heilo lo pide al operador, de modo que el tiempo de activación depende de la verificación y del operador. Los planes y los precios están en la página de precios, y el plan para equipos se describe en la página del asistente de llamadas.

Heilo Line es un número polaco +48 y solo llama a números +48, así que encaja con equipos de ventas que llaman a clientes en Polonia. Los dos planes más económicos cubren menos llamadas. Con Heilo Select conserva su número actual y añade a Heilo a una llamada elegida si su teléfono y su operador admiten llamadas de conferencia; Heilo graba desde el momento en que se une. Heilo Voicemail guarda los mensajes tras las llamadas perdidas mediante el desvío en el operador.

Los mensajes tras llamadas perdidas los guardan los tres planes, porque cada plan superior incluye todo lo del inferior; Heilo Voicemail solo hace eso. Recibe la grabación, el texto y un resumen y, cuando activa las notificaciones por SMS, un SMS con los datos de quien llama, el tema y un enlace. Más detalles en la página del buzón de voz empresarial.

Lo que Heilo no tiene:

• Un número suena en un solo teléfono. No hay cola de llamadas, menú de voz ni extensiones.
• Las llamadas salientes se inician en el panel de Heilo, solo a números +48.
• Una llamada marcada en la aplicación Teléfono de siempre no pasa por Heilo, así que no se graba.
• Heilo no tiene reuniones por vídeo ni chat de equipo, y nunca habla con quien llama.

Por defecto, un número nuevo reproduce a la otra persona un aviso de grabación; el modo de aviso se cambia en los ajustes del número. Cómo se informa a quien llama se explica en nuestra guía Grabar llamadas de clientes. Si necesita colas e IVR junto con un CRM, lea qué es una centralita telefónica integrada con CRM.

Comparativa directa

Cuánto cuesta

Un ejemplo para cinco comerciales, con los precios comprobados el 19 de octubre de 2026:

• Microsoft Teams: al menos 5 × 8,70 € = 43,50 € al mes sin IVA, con pago anual, solo por Teléfono Microsoft Teams Estándar, sin licencia de Teams, número ni llamadas.
• Heilo: cinco números Heilo Line, facturados por número y por mes, con grabación de cada llamada, transcripción, resumen, tareas y entrenador de conversaciones incluidos; los precios actuales están en la página de precios.

Heilo se paga por las notas de cada llamada, no por la posibilidad de llamar. Si la empresa solo necesita teléfonos en Teams, basta con Teams Phone. Si los acuerdos de las llamadas de sus comerciales deben llegar al CRM sin volver a escribirlos, compare el coste de Heilo Line con el tiempo que su equipo dedica hoy a las notas.

Cuándo Teams es mejor opción

Teams encaja mejor cuando:

• Su empresa trabaja con Microsoft 365 y los teléfonos también deben estar en Teams.
• Necesita colas de llamadas y un operador automático para que el cliente llegue al departamento adecuado.
• Tiene un administrador que configurará Teams Phone, los números y las directivas de grabación.
• Los comerciales quieren un solo número de móvil en el teléfono y en Teams (Teams Phone Mobile, si su operador lo ofrece).
• Llama a clientes fuera de Polonia, porque Heilo solo llama a números +48.
• Debe grabar todas las llamadas según la política de la empresa mediante un socio certificado de Microsoft.

Cuándo elegir Heilo

Heilo encaja mejor cuando:

• Sus comerciales hablan con clientes en Polonia y quiere que se grabe cada llamada por el número de la empresa sin que nadie tenga que acordarse de pulsar un botón.
• Tras la llamada necesita una transcripción, un resumen, propuestas de tareas y notas del entrenador de conversaciones, no solo un archivo de grabación.
• Los acuerdos deben llegar a su CRM mediante la API, webhooks, Zapier o Make.
• Cada comercial atiende en su propio número, así que no hacen falta colas ni operador automático.
• Quiere planificar las próximas llamadas en «Planificadas» y ver la nota y el historial del cliente antes de marcar.
• No quiere comprar telefonía para toda la empresa, solo números para sus comerciales.

Cómo funciona esto al llamar a clientes se describe en la guía sobre cómo grabar llamadas salientes.

Transcripción en su idioma: cómo comparar

Ambos sistemas convierten la voz en texto. Microsoft incluye el español, junto con muchos otros idiomas, en su tabla de idiomas de transcripción del buzón de voz (comprobado el 19 de octubre de 2026), y Heilo prepara la transcripción de cada llamada grabada y de cada mensaje. No tenemos base para afirmar que uno de los dos sistemas reconozca siempre mejor el habla; esa conclusión exigiría una prueba con las mismas grabaciones. Antes de decidir, grabe unos mensajes de prueba con un apellido, una dirección, un importe y un número de teléfono y compare ambas transcripciones. Encontrará más información en la guía de transcripción del buzón de voz.

¿Se pueden usar ambos?

Sí. Teams se queda para el chat, las reuniones y las llamadas internas y, si la empresa tiene Teams Phone, también para las líneas de la oficina. Los comerciales reciben números Heilo Line para las llamadas con clientes, de las que Heilo saca notas y las envía al CRM. Decida de antemano qué número debe ver el cliente, para que no llame una vez al número de Teams y otra al del comercial.

Resumen

Teams Phone es la telefonía de toda la empresa en Microsoft 365, facturada por usuario, con buzón de voz, colas y grabación cuando un administrador la activa. Heilo da al comercial un número cuyas llamadas generan transcripción, resumen, tareas y notas del entrenador, que se envían al CRM. Elija Teams cuando importe una sola plataforma para la empresa y Heilo Line cuando importen los acuerdos de las llamadas de sus comerciales.

De forma parecida comparamos Vonage en Heilo vs. Vonage.

FAQ

¿El buzón de voz de Teams exige una licencia de Teams Phone?

No. Según la documentación de Microsoft (comprobado el 19 de octubre de 2026), el buzón de voz en la nube se activa automáticamente para los usuarios de Teams y no exige Teams Phone. Teams Phone y el acceso a la red telefónica hacen falta para recibir llamadas de números de teléfono ajenos a Teams.

¿Teams convierte los mensajes de voz en texto en español?

Sí. El español figura en la lista de idiomas de transcripción del buzón de voz de Teams. La transcripción está activada por defecto en las directivas del buzón de voz, y un administrador puede desactivarla.

¿Heilo sustituye a Microsoft Teams?

No. Teams sirve para el chat, las reuniones, los archivos y la telefonía dentro de la empresa. Heilo graba las llamadas de sus comerciales por números Heilo Line y las convierte en notas, tareas y datos para su CRM.

¿Cuánto cuesta Heilo para un equipo de ventas?

Heilo Line se factura por número y por mes, y cada comercial necesita su propio número. Todos los planes y precios están en la página de precios.