AI-antwoordservice voor accountantskantoren: voicemail als tekst

Een AI-antwoordservice voor een accountantskantoor kan een bot zijn die met cliënten praat, of voicemail waarvan AI de berichten omzet in tekst. Heilo is het tweede. Als niemand kan opnemen, schakelt uw provider het gesprek door naar Heilo, hoort de cliënt uw begroeting en laat een bericht achter, en ontvangt uw team de opname, een transcript met het onderwerp en, als u dat aanzet, een sms met een link; Heilo praat niet met cliënten en beantwoordt geen belastingvragen.

Wanneer de telefoon op een accountantskantoor het vaakst gaat

Voorbeeld: het is eind maart, het kantoor moet enkele honderden aangiftes indienen en de telefoon gaat sinds de ochtend. Om 17:00 uur zijn er een tiental oproepen onbeantwoord gebleven: sommige van vaste cliënten met korte vragen, andere van bedrijven die een nieuw kantoor zoeken.

Vóór de aangiftedeadlines: vragen over de jaarlijkse aangifte
Elke maand vóór de btw- en loonaangifte: vragen terwijl cliënten hun stukken aanleveren
Jaareinde: vragen over voorlopige aanslagen, sociale premies en een wijziging van de rechtsvorm voor het volgende jaar
Buiten het seizoen: bedrijven die een nieuwe accountant zoeken

Wat een gemiste oproep uw kantoor kan kosten, schat u met de calculator voor verloren klanten.

Zo werkt de voicemail van Heilo voor accountantskantoren

1. Een begroeting voor de aangifteperiode en voor de rest van het jaar

„Goedendag, u spreekt met [naam van het kantoor]. Wij helpen nu andere cliënten met hun aangiftes. Laat uw naam, de naam van uw bedrijf, uw telefoonnummer en kort het onderwerp van uw vraag achter. Wij bellen u terug.”

Buiten het seizoen wijzigt u de begroeting in het dashboard in een versie die nieuwe cliënten welkom heet. De begroeting spreekt u zelf in of u kiest een voice-over, en een begroetingsschema wisselt de versies per tijdstip, bijvoorbeeld na sluitingstijd. Voorbeelden vindt u in het artikel over voicemailbegroetingen.

2. Wat Heilo uit een bericht bewaart

Heilo neemt het bericht op en bewaart in het dashboard de opname, een transcript in de taal van de cliënt, een onderwerp, een korte samenvatting met een voorgestelde vervolgstap en voorgestelde taken. Als meldingen aanstaan, ontvangt u een sms met de gegevens van de beller, het onderwerp en een link; de volledige tekst staat in het dashboard. Een bepaalde bezorgtijd beloven wij niet.

Voorbeelden van berichten die in uw lijst terechtkomen:

„Is mijn aangifte al ingediend?” — vraag van een vaste cliënt over de stand van zaken
„Ik heb een brief van de Belastingdienst gekregen” — kwestie met een reactietermijn
„Wij zoeken een accountant voor onze BV” — aanvraag van een nieuwe cliënt
„Wanneer hebt u de facturen van deze maand nodig?” — vraag over een termijn

3. Een terugbellijst

In plaats van berichten een voor een af te luisteren, loopt u in het dashboard een lijst met onderwerpen en tekst door. Uw team beslist zelf wat het eerst afhandelt, bijvoorbeeld een brief van de Belastingdienst met een reactietermijn vóór een routinevraag. Heilo beoordeelt niet hoe urgent een zaak is.

Waarde het hele jaar door

Nieuwe cliënten buiten het seizoen

Buiten het seizoen bellen bedrijven die voor het volgende jaar een accountant zoeken. Berichten van doorgeschakelde oproepen wachten als tekst in het dashboard, ook als u op vakantie bent.

Planningsgesprekken aan het jaareinde

Zakelijke cliënten die bellen over sociale premies, voorlopige aanslagen en een wijziging van de rechtsvorm verdienen een snelle reactie. Heilo bewaart de details, zodat u voorbereid terugbelt.

Brieven van de Belastingdienst

Cliënten die een brief van de Belastingdienst hebben gekregen, willen snel praten. Het onderwerp van een bericht in het dashboard helpt u zulke zaken uit de lijst te halen; de volgorde van het terugbellen bepaalt uw team.

Wie de berichten van cliënten ziet en hoe lang ze worden bewaard

In het Heilo-account van uw bedrijf zien de personen die u uitnodigt de berichten, naargelang hun rol (Eigenaar, Beheerder, Manager, Agent); een agent ziet de gesprekken op de nummers waartoe hij toegang heeft. Een opname wordt standaard 365 dagen bewaard en daarna verwijderd; het transcript blijft. Staat een gesprek 30 dagen in de prullenbak, dan worden de opname, het transcript en de samenvatting verwijderd. In het dashboard is geen instelling waarmee u deze termijnen wijzigt.

Heilo werkt met subverwerkers, onder wie Twilio (telefonie, een Amerikaans bedrijf), Supabase (database op infrastructuur in de EU), Vercel (hosting) en Google Gemini (transcriptie en analyse); de volledige lijst staat in de voorwaarden (de pagina wordt in het Engels getoond). Heilo geeft u de middelen om de beller te informeren (een melding, uw eigen tekst, een label bij het gesprek). Uw bedrijf zorgt als verwerkingsverantwoordelijke voor de rechtsgrondslag en voldoet aan de informatieplicht. Uw kantoor beoordeelt zelf, of met een eigen adviseur, zijn verplichtingen rond geheimhouding en de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens. Meer over het opnemen van klantgesprekken en de AVG leest u in deze gids.

Instellen voor accountantskantoren

Stel bij uw provider de doorschakeling bij een bezette lijn of geen gehoor in — oproepen komen bij Heilo terecht als uw team in gesprek of in een vergadering is (handleiding voor doorschakelen).
Pas de begroeting aan het seizoen aan — één versie voor de aangifteperiode, een andere voor de rest van het jaar.
Zet sms-meldingen aan of loop de lijst in het dashboard door tussen afspraken.
Test het: bel vanaf een ander toestel, neem niet op en controleer of het bericht in het dashboard verschijnt.

Zie ook: Hoeveel klanten verliest u door gemiste gesprekken? | Automatisch antwoordapparaat voor bedrijven

Wat kost het?

Heilo Voicemail omvat berichten na gemiste oproepen: de opname, een transcript, een samenvatting en een sms-melding. Er wordt maandelijks per nummer gefactureerd; de prijzen zijn netto en de btw wordt bij het afrekenen toegevoegd. Voor elk nummer geldt een fair-use-limiet van 500 opgenomen minuten per maand, die een melding toont en niets blokkeert. Controleer de kosten van uw provider voor doorgeschakelde oproepen apart. De dienst wordt beschreven op de pagina over het antwoordapparaat.

Wil uw kantoor ook gesprekken opnemen die het zelf aanneemt, dan zijn er twee hogere abonnementen. Met Heilo Select houdt u uw nummer en nodigt u Heilo uit bij gekozen gesprekken als uw provider conferentiegesprekken ondersteunt; Heilo neemt op vanaf het moment dat het erbij komt, en u informeert de gesprekspartner zelf. Heilo Line is een Pools bedrijfsnummer (+48) van Heilo voor iedere persoon die cliëntgesprekken aanneemt en voert; het wordt besteld na verificatie van het bedrijf met het Poolse btw-nummer (NIP). Inkomende en uitgaande gesprekken worden automatisch opgenomen; een uitgaand gesprek start u met Bellen via Heilo (alleen +48-nummers). Een nieuw nummer speelt de gesprekspartner standaard de „Melding vóór het gesprek” af. U krijgt een transcript, een samenvatting en voorgestelde taken, en na een gesprek waarin beide partijen aan het woord zijn, laat de gesprekscoach zien wat goed ging en wat beter kan. Na het instellen van een integratie gaan de resultaten via de API, webhooks, Zapier of Make naar uw CRM. Zie de pagina over de gespreksassistent en alle abonnementen op de prijspagina.

FAQ – Veelgestelde vragen

Kan Heilo berichten in andere talen transcriberen?

Ja. Heilo schrijft het transcript in de taal waarin de beller spreekt.

Is Heilo een telefooncentrale voor accountantskantoren?

Geen volledige telefooncentrale: Heilo heeft geen wachtrijen, geen keuzemenu en geen toestelnummers. Heilo Voicemail werkt bovenop uw bestaande nummer via doorschakeling, zolang uw provider doorschakelen naar een ander nummer toestaat.

Kunnen we Heilo alleen in de aangifteperiode gebruiken?

Er wordt maandelijks gefactureerd, en de doorschakeling zet u bij uw provider zelf aan en uit. Buiten het seizoen kunt u de doorschakeling ook laten staan en alleen de begroeting wijzigen.