AI-antwoordservice voor makelaars: mis geen aanvraag meer

Samenvatting: Een makelaar neemt telefoontjes aan tussen bezichtigingen door en in de auto, waardoor een deel van de aanvragen van kopers en verkopers verloren gaat. Heilo helpt op twee manieren. Wie veel met klanten belt, krijgt met Heilo Line een eigen +48-bedrijfsnummer: inkomende en uitgaande gesprekken via dat nummer worden automatisch opgenomen, en daarna wachten transcriptie, samenvatting en taken. Om te beginnen volstaat Heilo Voicemail: als u niet opneemt, speelt Heilo uw begroeting af en neemt het bericht op. Heilo praat nooit met de beller.

Voorbeeld: u bent bij een bezichtiging wanneer uw telefoon trilt. De eigenaar van een andere woning wil met uw kantoor over verkoop praten. U kunt uw huidige klanten niet achterlaten. De eigenaar belt twee andere kantoren en voordat u uw voicemail afluistert, heeft hij al een afspraak met de concurrentie gemaakt.

In vastgoed telt wie als eerste terugbelt met een concreet antwoord.

Waarom makelaars zoveel gesprekken missen

Het werk zelf maakt telefoneren lastig:

• Bezichtigingen blokkeren 2–4 uur — u kunt de telefoon niet opnemen terwijl u klanten door een woning leidt
• Rijden tussen afspraken — makelaars zitten dagelijks uren in de auto
• Open dagen en groepsbezichtigingen — u spreekt met één gegadigde terwijl anderen bellen
• Avonden en weekenden zijn piekuren — kopers bekijken advertenties na het werk en in het weekend, precies wanneer u ook bezichtigingen heeft
• Werken zonder receptie — veel makelaars werken alleen en niemand neemt de telefoon aan

Het resultaat: een deel van de aanvragen belandt in de voicemail van de provider, of de beller hangt op zonder bericht.

Bedrijfsnummer voor makelaars die klanten bellen

Een makelaar neemt niet alleen telefoontjes aan, maar belt ook zelf veel: kopers terugbellen, bezichtigingen plannen en bij verkopers terugkomen met een waardebepaling. Daarvoor is Heilo Line bedoeld: een +48-bedrijfsnummer, één per makelaar. Inkomende gesprekken op dat nummer zet Heilo door naar de telefoon die u in het paneel aangeeft. Uitgaande gesprekken start u in het paneel met de knop “Bellen via Heilo” (alleen +48-nummers), en de klant ziet het Heilo-nummer. Gesprekken via dit nummer worden automatisch opgenomen, en een nieuw nummer speelt standaard een “Melding vóór het gesprek” af. Heilo geeft u de middelen om de beller te informeren (een melding, uw eigen tekst, een label bij het gesprek). Uw bedrijf zorgt als verwerkingsverantwoordelijke voor de rechtsgrondslag en voldoet aan de informatieplicht.

Heilo Line is een Pools +48-bedrijfsnummer voor bedrijven die zijn geverifieerd met een Pools belastingnummer (NIP), en uitgaande gesprekken gaan alleen naar +48-nummers. Voor makelaars buiten Polen is Heilo Voicemail daarom de praktische manier om te beginnen.

Na het gesprek krijgt u:

• een transcriptie en samenvatting waaruit blijkt wat de klant zoekt en wat u hebt afgesproken;
• voorgestelde taken, bijvoorbeeld een offerte sturen of een bezichtiging plannen;
• feedback van de gesprekscoach na een tweezijdig gesprek met transcriptie: wat goed ging en wat beter kan.

Terugbelafspraken plant u op het tabblad “Gepland” met de knop “Gesprek plannen”: een item heeft een dag, eventueel een tijd en een notitie bij dat gesprek. Als u belt, ziet u de klantkaart met de notitie, de “Klantbeschrijving” en de drie laatste gesprekken. Werkt uw kantoor met een CRM, dan komen de afspraken na het instellen van de integratie via de API, webhooks, Zapier of Make daar terecht. Het nummer krijgt u na verificatie van uw bedrijf: u kiest een nummer en Heilo bestelt het bij de provider; de duur hangt af van de verificatie. Meer over het plan leest u op de pagina van de gespreksassistent, en over het opnemen van uitgaande gesprekken in het artikel uitgaande gesprekken opnemen.

Hoe de voicemail van Heilo werkt voor makelaars

Als u voorlopig alleen geen berichten wilt missen, volstaat Heilo Voicemail. U stelt bij uw provider doorschakeling van gemiste oproepen in naar een Heilo-nummer en houdt uw eigen nummer. Meer over het plan leest u op de pagina van de zakelijke voicemail.

1. Begroeting met uw naam

Als u niet opneemt, speelt Heilo uw begroeting af:

“Goedendag, u spreekt met [naam] van [kantoor]. Ik ben nu bij een klant, maar ik bel u graag snel terug. Laat uw naam, het adres van de woning of het advertentienummer en uw telefoonnummer achter.”

Meer voorbeelden vindt u in het artikel professionele voicemailbegroetingen.

2. Transcriptie en samenvatting van elk bericht

Heilo zet het bericht om in tekst en maakt een samenvatting. In de transcriptie ziet u wie belt en waarover: een koper, een verkoper, een bezichtigingsverzoek of een doorverwijzing, welk adres of advertentienummer is genoemd en of de beller een dringende termijn noemt. Op de kaart “Klantpotentieel” geeft u elke aanvraag zelf een score van 1–10, zodat u weet wie u het eerst terugbelt.

3. Sms-melding

Na een bericht krijgt u een sms met het nummer van de beller, het onderwerp en een link naar het paneel met de opname, transcriptie en samenvatting. We beloven geen specifieke bezorgtijd. Tussen bezichtigingen door ziet u wie er heeft gebeld en belt u de dringendste aanvragen eerst terug.

Waarom snel terugbellen telt

Een koper die belt vanwege een advertentie vraagt vaak naar meerdere woningen tegelijk, en een verkoper spreekt mogelijk met meerdere kantoren. Hoe sneller u met een concreet antwoord terugbelt, hoe groter de kans dat u de bezichtiging plant. De gewone voicemail van de provider moet u bericht voor bericht afluisteren, bij Heilo ziet u meteen tekst en samenvatting.

Toepassingen in vastgoed

Aanvragen van kopers via advertenties

Kopers die bellen vanwege een bord of online advertentie zijn de heetste aanvragen. Ze staan nu voor de woning (of bekijken die online). Heilo neemt hun bericht op met adres en telefoonnummer, en met Heilo Line het hele gesprek wanneer u opneemt.

Aanvragen van verkopers

Een eigenaar die overweegt te verkopen, belt voor een waardebepaling. Hij belt mogelijk meerdere kantoren, dus een snelle en concrete terugbelactie telt.

Bezichtigingen coördineren

Wanneer kopers een bezichtiging willen plannen of verzetten, neemt Heilo het verzoek op met de voorgestelde tijd en het adres van de woning.

Doorverwijzingen bijhouden

Wanneer eerdere klanten of partners iemand doorverwijzen, neemt Heilo het bericht op met de bron van de doorverwijzing en wat de gegadigde nodig heeft.

Installatie voor makelaars

1. Kies een plan — Heilo Voicemail als u alleen berichten wilt ontvangen, of Heilo Line als u klanten belt en die gesprekken wilt opnemen.
2. Voicemail: stel doorschakeling in bij uw provider — gesprekken gaan alleen naar Heilo als u niet opneemt of de lijn bezet is. De instructie vindt u in het artikel doorschakeling instellen.
3. Bedrijfsnummer: verifieer uw bedrijf — na verificatie van uw bedrijf (NIP) kiest u een nummer en Heilo bestelt het bij de provider; de duur hangt af van de verificatie.
4. Neem uw begroeting op of kies er een — met uw naam en de naam van het kantoor.
5. Zet sms-meldingen aan — u krijgt het nummer van de beller, het onderwerp en een link naar het paneel.

Zie ook: Hoeveel klanten verliest u door gemiste gesprekken? | Gemiste leads terughalen

Wat kost het?

Heilo Line wordt per nummer afgerekend, en elke makelaar die via Heilo belt en gebeld wordt, heeft een eigen nummer nodig. Heilo Voicemail omvat berichten na gemiste oproepen: de opname, transcriptie, samenvatting en sms-melding. Daartussen zit Heilo Select: u houdt uw nummer en nodigt Heilo uit bij gekozen gesprekken als uw provider conferentiegesprekken ondersteunt; Heilo neemt op vanaf het moment dat het aansluit. Er wordt maandelijks per nummer afgerekend en btw komt erbij bij het afrekenen. Heilo Line omvat 6 uur aan opgenomen gesprekken per nummer in elke factureringsperiode; elk extra uur wordt per minuut berekend tegen het tarief op de prijspagina en op de volgende factuur gezet. Heilo Voicemail en Heilo Select hebben een indicatieve limiet van 500 opgenomen minuten per nummer per maand die nooit gesprekken blokkeert. Plannen en prijzen staan op de prijspagina.

Samenvatting

Makelaars missen gesprekken op de momenten die het meest tellen: bezichtigingen, ritten en open dagen. Wie veel met klanten belt, is het best af met Heilo Line: gesprekken via het +48-bedrijfsnummer worden opgenomen en terugbelafspraken plant u op één plek. Om te beginnen volstaat Heilo Voicemail: het neemt berichten na gemiste oproepen op en stuurt een sms met een link, zodat u na de bezichtiging kunt terugbellen.

FAQ – Veelgestelde vragen

Wat als een beller naar een specifieke woning vraagt?

Heilo neemt het bericht op waarin de beller het adres, het advertentienummer van het portaal of een omschrijving van de woning noemt. U vindt dat in de transcriptie en samenvatting, zodat u de details van het aanbod kunt voorbereiden voordat u terugbelt.

Heb ik speciale apparatuur nodig?

Nee. Heilo Voicemail werkt via doorschakeling bij uw provider op uw huidige mobiele of kantoortelefoon. Bij Heilo Line gaan inkomende gesprekken naar de telefoon die u in het paneel kiest, en uitgaande gesprekken start u in het Heilo-paneel. U hoeft geen apparatuur te kopen.

Hoe verhoudt dit zich tot een virtuele assistent?

Een virtuele assistent praat met de klant en kan een bezichtiging plannen. Heilo doet dat niet: Heilo praat nooit met de beller, speelt een begroeting af, neemt een bericht of gesprek op en maakt een transcriptie en samenvatting. Het gesprek met de klant voert u zelf. De kosten van een antwoordservice en een assistent vergelijken we in het artikel wat een antwoordservice kost.

Kan het hele makelaarskantoor Heilo gebruiken?

Ja. U nodigt teamleden uit in één account en geeft ze rollen (eigenaar, beheerder, manager, agent). Bij Heilo Line heeft elke makelaar die via Heilo belt en gebeld wordt een eigen nummer, want één nummer gaat over op één telefoon.