Contestador automático con IA para asesorías fiscales

Un asistente telefónico con IA para una asesoría fiscal puede ser un bot que habla con los clientes o un buzón de voz cuyos mensajes la IA convierte en texto. Heilo es lo segundo. Cuando nadie puede contestar, su operador desvía la llamada a Heilo, el cliente oye su saludo y deja un mensaje, y su equipo recibe la grabación, una transcripción con el tema y, si lo activa, un SMS con un enlace; Heilo no habla con los clientes ni responde a consultas fiscales.

Cuándo suena más el teléfono en una asesoría fiscal

Ejemplo: es finales de marzo, la asesoría tiene que presentar varios cientos de declaraciones y el teléfono suena desde primera hora. A las 17:00 se acumulan una docena de llamadas sin contestar: unas son de clientes habituales con preguntas breves, otras de empresas que buscan una asesoría nueva.

Antes de los plazos de la campaña de la renta: consultas sobre la declaración anual
Cada mes antes de las declaraciones de IVA y de nóminas: consultas mientras los clientes traen su documentación
Fin de año: consultas sobre pagos a cuenta, cotizaciones y el cambio de forma jurídica para el año siguiente
Fuera de temporada: empresas que buscan una asesoría nueva

Puede calcular cuánto le cuesta a su asesoría una llamada perdida con la calculadora de clientes perdidos.

Cómo funciona el contestador de Heilo en una asesoría fiscal

1. Un saludo para la campaña de la renta y para el resto del año

"Buenos días, ha llamado a [nombre de la asesoría]. Ahora mismo estamos ayudando a otros clientes con sus declaraciones. Por favor, deje su nombre, el nombre de su empresa, su teléfono y, brevemente, de qué trata su consulta. Le devolveremos la llamada."

Fuera de temporada puede cambiar el saludo en el panel por otro que dé la bienvenida a clientes nuevos. El saludo lo graba usted mismo o elige una voz en off, y un horario de saludos cambia las versiones según la hora, por ejemplo cuando la oficina cierra. Encontrará ideas en el artículo sobre saludos del buzón de voz.

2. Qué guarda Heilo de un mensaje

Heilo graba el mensaje y guarda en el panel la grabación, una transcripción en el idioma del cliente, un tema, un resumen breve con un siguiente paso propuesto y tareas propuestas. Si activa las notificaciones, recibe un SMS con los datos de quien llamó, el tema y un enlace; el texto completo está en el panel. No prometemos un plazo de entrega concreto.

Ejemplos de mensajes que llegarán a su lista:

«¿Ya se ha presentado mi declaración?» — consulta de un cliente habitual sobre el estado
«He recibido una carta de Hacienda» — asunto con plazo de respuesta
«Buscamos un asesor fiscal para nuestra SL» — consulta de un cliente nuevo
«¿Para cuándo necesitan las facturas de este mes?» — pregunta sobre un plazo

3. Una lista de llamadas pendientes

En lugar de escuchar los mensajes uno por uno, revisa en el panel una lista con temas y texto. Su equipo decide qué atender primero, por ejemplo una carta de Hacienda con plazo de respuesta antes de una consulta rutinaria. Heilo no valora la urgencia de un asunto.

Valor durante todo el año

Captación de clientes fuera de temporada

Fuera de temporada llaman empresas que buscan una asesoría para el año siguiente. Los mensajes de las llamadas desviadas esperan en el panel como texto, incluso cuando usted está de vacaciones.

Llamadas de planificación de fin de año

Los clientes empresariales que llaman por cotizaciones, pagos a cuenta y cambios de forma jurídica merecen una respuesta rápida. Heilo guarda los detalles para que devuelva la llamada con el asunto preparado.

Cartas de Hacienda

Los clientes que han recibido una carta de Hacienda quieren hablar pronto. El tema del mensaje en el panel le ayuda a localizar esos asuntos en la lista; el orden de las devoluciones de llamada lo decide su equipo.

Quién ve los mensajes de los clientes y cuánto tiempo se conservan

En la cuenta de su empresa en Heilo, los mensajes los ven las personas que invite, según su rol (Propietario, Administrador, Gerente, Agente); un agente ve las llamadas de los números a los que tiene acceso. La grabación se conserva por defecto 365 días y después se elimina; la transcripción permanece. Cuando una llamada lleva 30 días en la papelera, se eliminan la grabación, la transcripción y el resumen. En el panel no hay ningún ajuste que cambie estos plazos.

Heilo trabaja con subencargados del tratamiento, entre ellos Twilio (telefonía, empresa de EE. UU.), Supabase (base de datos en infraestructura de la UE), Vercel (alojamiento) y Google Gemini (transcripción y análisis); la lista completa está en los términos (la página se muestra en inglés). Heilo le da las herramientas para informar a quien llama (un aviso, su propio texto, una etiqueta en la llamada). Su empresa, como responsable del tratamiento, aporta la base jurídica y cumple el deber de informar. Su asesoría valora por sí misma, o con su propio asesor, sus obligaciones de secreto profesional y de confidencialidad con los clientes. Para saber más sobre grabar llamadas de clientes y el RGPD, lea esta guía.

Configuración para asesorías fiscales

Configure en su operador el desvío con la línea ocupada o sin respuesta — las llamadas llegan a Heilo cuando su equipo está al teléfono o en una reunión (guía del desvío de llamadas).
Cambie el saludo según la temporada — uno para la campaña de la renta, otro para el resto del año.
Active las notificaciones por SMS o revise la lista en el panel entre reuniones.
Pruébelo: llame desde otro teléfono, no conteste y compruebe que el mensaje aparece en el panel.

Véase también: ¿Cuántos clientes pierde por llamadas perdidas? | Contestador automático para empresas

¿Cuánto cuesta?

Heilo Voicemail incluye los mensajes tras las llamadas perdidas: la grabación, una transcripción, un resumen y una notificación por SMS. Se factura cada mes por número; los precios son netos y el IVA se añade al pagar. Cada número tiene un límite de uso razonable de 500 minutos grabados al mes, que muestra un aviso y no bloquea nada. Consulte aparte las tarifas de su operador por las llamadas desviadas. El servicio se describe en la página del contestador automático.

Si su asesoría también quiere grabar las llamadas que atiende, hay dos planes superiores. Con Heilo Select conserva su número y añade a Heilo a las llamadas que elija si su operador admite llamadas en conferencia; Heilo graba desde el momento en que se une, y usted informa a la otra parte. Heilo Line es un número de empresa polaco (+48) de Heilo para cada persona que atiende y hace llamadas a clientes; se solicita tras verificar la empresa con su número fiscal polaco (NIP). Las llamadas entrantes y salientes se graban automáticamente; las salientes las inicia con «Llamar por Heilo» (solo números +48). Un número nuevo reproduce por defecto el «Aviso antes de la llamada» a la otra parte. Recibe una transcripción, un resumen y tareas propuestas, y tras una llamada en la que hablan las dos partes el entrenador de llamadas muestra qué fue bien y qué conviene mejorar. Tras configurar una integración, los resultados llegan a su CRM mediante la API, webhooks, Zapier o Make. Consulte la página del asistente de llamadas y todos los planes en la página de precios.

FAQ — Preguntas frecuentes

¿Puede Heilo transcribir mensajes en otros idiomas?

Sí. Heilo escribe la transcripción en el idioma en el que habla quien llama.

¿Es Heilo una centralita para asesorías?

No es una centralita completa: Heilo no tiene colas de llamadas, menú de voz ni extensiones. Heilo Voicemail funciona sobre su número actual mediante el desvío de llamadas, siempre que su operador permita desviar a otro número.

¿Podemos usar Heilo solo en la campaña de la renta?

Se factura cada mes y el desvío de llamadas lo activa y desactiva usted mismo en su operador. Fuera de temporada también puede dejar el desvío y cambiar solo el saludo.