Contestador automático con IA para bufetes de abogados

Un asistente telefónico con IA para un bufete puede ser dos cosas: un bot que habla con quien llama o un buzón de voz cuyos mensajes la IA convierte en texto. Heilo es lo segundo. Cuando nadie puede contestar, su operador desvía la llamada a Heilo, quien llama oye su saludo y deja un mensaje, y usted recibe en el panel la grabación, una transcripción y un breve resumen; Heilo no ofrece asesoría legal y no concierta citas.

Ejemplo: alguien que ha tenido un accidente de tráfico llama a un bufete a las 18:30, cuando la oficina ya ha cerrado. Si nadie contesta y no hay dónde dejar un mensaje, puede llamar al siguiente bufete de los resultados de búsqueda.

Por qué las llamadas perdidas golpean más fuerte a los bufetes

Personas con un asunto urgente — quien llama a un abogado suele tener un problema que no puede esperar (una detención, un accidente, un plazo judicial)
Tardes y fines de semana — los asuntos legales no esperan al horario de la oficina
El siguiente bufete está a un clic — quien no puede dejar un mensaje, llama al siguiente bufete

Puede calcular cuánto le cuestan a su bufete las llamadas perdidas con la calculadora de clientes perdidos. En nuestra guía de costes comparamos lo que cuesta un servicio de atención telefónica tradicional.

Cómo funciona el contestador con IA de Heilo en el bufete

1. Desvío de las llamadas no atendidas

Heilo no sustituye su línea. En su operador configura el desvío de las llamadas no atendidas (y, si lo desea, de las que entran con la línea ocupada) a su número de Heilo; los pasos están en nuestra guía del desvío de llamadas. Las llamadas que usted atiende le llegan como hasta ahora.

2. El saludo de su bufete

"Buenos días, ha llamado a [nombre del bufete]. Ahora mismo no podemos contestar. Por favor, deje su nombre, su teléfono y, brevemente, de qué trata su asunto. Le devolveremos la llamada."

El saludo lo graba usted mismo o elige una voz en off, y un horario de saludos puede reproducir otra versión cuando la oficina cierra. Si prefiere que los detalles del caso no queden en los mensajes, pida en el saludo solo el nombre, el número y el tema, y trate el resto al devolver la llamada. Encontrará más ideas en el artículo sobre saludos del buzón de voz.

3. Qué recibe después de un mensaje

Heilo graba el mensaje y guarda en el panel la grabación, una transcripción en el idioma de quien llamó, un tema, un resumen breve con un siguiente paso propuesto (por ejemplo «Devolver la llamada») y tareas propuestas. Extrae lo que la persona dijo por sí misma, por ejemplo su nombre, de qué trata el asunto y cuándo puede devolverse la llamada. Si activa las notificaciones, recibe un SMS con los datos de quien llamó, el tema y un enlace; el texto completo está en el panel. No prometemos un plazo de entrega concreto.

Ejemplo: en el panel ve el tema «Indemnización tras un accidente de tráfico», el siguiente paso propuesto «Devolver la llamada» y el texto del mensaje, en el que quien llamó da su nombre, su número y la hora a la que puede devolvérsele la llamada.

Heilo no valora la urgencia de un asunto. El orden de las devoluciones de llamada lo decide su equipo tras leer el mensaje.

Qué no hace Heilo

Heilo no habla con quien llama, no ofrece asesoría legal, no acepta encargos ni concierta citas. Reproduce el saludo del bufete y graba el mensaje. En Heilo Voicemail solo llegan a Heilo las llamadas que su operador ha desviado; las conversaciones que usted atiende no las graba este plan.

Quién ve los mensajes y cuánto tiempo se conservan

En la cuenta de su empresa en Heilo, los mensajes los ven las personas que invite, según su rol (Propietario, Administrador, Gerente, Agente); un agente ve las llamadas de los números a los que tiene acceso. La grabación se conserva por defecto 365 días y después se elimina; la transcripción permanece. Cuando una llamada lleva 30 días en la papelera, se eliminan la grabación, la transcripción y el resumen. En el panel no hay ningún ajuste que cambie estos plazos.

Heilo trabaja con subencargados del tratamiento, entre ellos Twilio (telefonía, empresa de EE. UU.), Supabase (base de datos en infraestructura de la UE), Vercel (alojamiento) y Google Gemini (transcripción y análisis); la lista completa está en los términos (la página se muestra en inglés). Heilo le da las herramientas para informar a quien llama (un aviso, su propio texto, una etiqueta en la llamada). Su empresa, como responsable del tratamiento, aporta la base jurídica y cumple el deber de informar. Su bufete valora por sí mismo, o con su propio asesor, sus obligaciones de secreto profesional. Para saber más sobre grabar llamadas de clientes y el RGPD, lea esta guía.

Configuración para bufetes

Configure en su operador el desvío de las llamadas no atendidas a su número de Heilo — las llamadas llegan a Heilo solo cuando usted no puede contestar.
Configure el saludo con el nombre de su bufete: grábelo usted mismo o elija una voz en off; fuera de horario puede sonar otra versión.
Active las notificaciones por SMS o consulte los mensajes en el panel.
Pruébelo: llame desde otro teléfono, no conteste y compruebe que el mensaje aparece en el panel.

Véase también: Cómo configurar el desvío de llamadas | ¿Cuántos clientes pierde por llamadas perdidas?

¿Cuánto cuesta?

Heilo Voicemail incluye los mensajes tras las llamadas perdidas: la grabación, una transcripción, un resumen y una notificación por SMS. Se factura cada mes por número; los precios son netos y el IVA se añade al pagar. Cada número tiene un límite de uso razonable de 500 minutos grabados al mes, que muestra un aviso y no bloquea nada. Consulte aparte las tarifas de su operador por las llamadas desviadas. El servicio se describe en la página del contestador automático.

Si su bufete también quiere grabar las llamadas que atiende, hay dos planes superiores. Con Heilo Select conserva su número y añade a Heilo a las llamadas que elija si su operador admite llamadas en conferencia; Heilo graba desde el momento en que se une, y usted informa a la otra parte. Heilo Line es un número de empresa polaco (+48) de Heilo para cada persona que atiende y hace llamadas a clientes; se solicita tras verificar la empresa con su número fiscal polaco (NIP). Las llamadas entrantes y salientes se graban automáticamente; las salientes las inicia con «Llamar por Heilo» (solo números +48). Un número nuevo reproduce por defecto el «Aviso antes de la llamada» a la otra parte. Recibe una transcripción, un resumen y tareas propuestas, y tras una llamada en la que hablan las dos partes el entrenador de llamadas muestra qué fue bien y qué conviene mejorar. Tras configurar una integración, los resultados llegan a su CRM mediante la API, webhooks, Zapier o Make. Consulte la página del asistente de llamadas y todos los planes en la página de precios.

FAQ — Preguntas frecuentes

¿Puede Heilo recoger los datos de la consulta como una recepcionista de bufete?

Heilo no mantiene una conversación. Reproduce el saludo de su bufete y graba el mensaje, y luego escribe como texto lo que quien llamó dijo por sí mismo: un nombre, un número y el tema del asunto. Lo que debe indicar quien llama lo pide usted en el saludo.

¿Qué pasa con las llamadas fuera de horario y en fin de semana?

Las llamadas desviadas llegan a Heilo también por la tarde y en fin de semana, y un horario de saludos puede reproducir otra versión cuando la oficina cierra. El mensaje espera en el panel y, con las notificaciones activadas, recibe un SMS con los datos de quien llamó, el tema y un enlace.

¿Decide Heilo qué asunto es urgente?

No. Heilo guarda el tema, un resumen y un siguiente paso propuesto, y su equipo fija el orden de las devoluciones de llamada tras leer el mensaje.