Asistente telefónico IA para inmobiliarias: no pierda consultas

Resumen: Un agente inmobiliario atiende llamadas entre visitas y en el coche, así que parte de las consultas de compradores y vendedores se pierde. Heilo ayuda de dos maneras. Quien llama mucho a clientes recibe con Heilo Line un número de empresa +48 propio: las llamadas entrantes y salientes por ese número se graban automáticamente, y después le esperan la transcripción, el resumen y las tareas. Para empezar basta Heilo Voicemail: cuando no contesta, Heilo reproduce su saludo y graba el mensaje. Heilo nunca habla con quien llama.

Ejemplo: está en una visita cuando suena el teléfono. El propietario de otra vivienda quiere hablar de vender a través de su agencia. No puede dejar a sus clientes. El propietario llama a otras dos agencias y, antes de que usted escuche el buzón de voz, ya ha quedado con la competencia.

En el sector inmobiliario importa quién devuelve primero la llamada con una respuesta concreta.

Por qué los agentes inmobiliarios pierden tantas llamadas

El propio trabajo dificulta atender el teléfono:

• Las visitas bloquean 2–4 horas — no puede contestar mientras enseña una propiedad a sus clientes
• Desplazamientos entre citas — los agentes pasan horas al día en el coche
• Jornadas de puertas abiertas y visitas en grupo — habla con un interesado mientras llaman otros
• Las tardes y los fines de semana son horas punta — los compradores miran anuncios después del trabajo y en fin de semana, justo cuando usted también hace visitas
• Trabajo sin recepción — muchos agentes trabajan solos y no hay nadie que coja el teléfono

El resultado: parte de las consultas acaba en el buzón de voz del operador, o quien llama cuelga sin dejar mensaje.

Número de empresa para el agente que llama a clientes

Un agente inmobiliario no solo recibe llamadas, también llama mucho: devuelve llamadas a compradores, concierta visitas y vuelve con una valoración a los vendedores. Para ese trabajo sirve Heilo Line: un número de empresa +48, uno por agente. Heilo pasa las llamadas entrantes a ese número al teléfono que indique en el panel. Las llamadas salientes las inicia en el panel con el botón «Llamar por Heilo» (solo números +48), y el cliente ve el número de Heilo. Las llamadas por este número se graban automáticamente, y un número nuevo reproduce por defecto un «Aviso antes de la llamada». Heilo le da las herramientas para informar a quien llama (un aviso, su propio texto, una etiqueta en la llamada). Su empresa, como responsable del tratamiento, aporta la base jurídica y cumple el deber de informar.

Heilo Line es un número de empresa polaco +48 para empresas verificadas con un NIP polaco, y las llamadas salientes van solo a números +48, así que para agentes fuera de Polonia Heilo Voicemail es la forma práctica de empezar.

Después de la llamada recibe:

• una transcripción y un resumen en los que se ve qué busca el cliente y qué acordaron;
• tareas propuestas, por ejemplo enviar una oferta o concertar una visita;
• comentarios del entrenador de llamadas tras una llamada de dos partes con transcripción: qué fue bien y qué mejorar.

Las devoluciones de llamada las planifica en la pestaña «Planificadas» con el botón «Programar llamada»: cada entrada tiene un día, opcionalmente una hora y una nota para esa llamada. Cuando llama, ve la ficha del cliente con la nota, la «Descripción del cliente» y las tres últimas llamadas. Si su agencia trabaja con un CRM, una vez configurada la integración los acuerdos llegan allí por API, webhooks, Zapier o Make. El número lo obtiene tras verificar su empresa: elige un número y Heilo lo pide al operador; el plazo depende de la verificación. Más sobre el plan en la página del asistente de llamadas, y sobre grabar llamadas salientes en el artículo grabar llamadas salientes.

Cómo funciona el buzón de voz de Heilo para agentes inmobiliarios

Si de momento solo quiere dejar de perder mensajes, basta Heilo Voicemail. Configura con su operador el desvío de llamadas no contestadas a un número de Heilo y conserva su propio número. Más sobre el plan en la página del buzón de voz empresarial.

1. Saludo con su nombre

Cuando no contesta, Heilo reproduce su saludo:

«Buenos días, soy [nombre] de la agencia [agencia]. Ahora estoy con un cliente, pero quiero devolverle la llamada rápidamente. Deje su nombre, la dirección de la propiedad o el número del anuncio y un teléfono de contacto.»

Encontrará más ejemplos en el artículo saludos profesionales para el buzón de voz.

2. Transcripción y resumen de cada mensaje

Heilo convierte el mensaje en texto y prepara un resumen. En la transcripción se ve quién llama y por qué: un comprador, un vendedor, una solicitud de visita o una recomendación, qué dirección o número de anuncio se mencionó y si quien llama habla de un plazo urgente. En la tarjeta «Potencial del cliente» valora usted mismo cada consulta de 1 a 10, para saber a quién llamar primero.

3. Aviso por SMS

Tras un mensaje recibe un SMS con el número de quien llama, el tema y un enlace al panel con la grabación, la transcripción y el resumen. No prometemos un tiempo concreto de entrega. Entre visitas comprueba quién ha llamado y devuelve primero las consultas más urgentes.

Por qué conviene devolver la llamada pronto

Un comprador que llama desde un anuncio suele preguntar por varias propiedades a la vez, y un vendedor puede hablar con varias agencias. Cuanto antes devuelva la llamada con una respuesta concreta, más probable es que concierte la visita. El buzón de voz habitual del operador hay que escucharlo mensaje a mensaje; en Heilo ve de inmediato el texto y el resumen.

Casos de uso en el sector inmobiliario

Consultas de compradores desde anuncios

Los compradores que llaman desde un cartel o un anuncio en línea son los contactos más calientes. Están delante de la propiedad (o mirándola en línea) ahora mismo. Heilo graba su mensaje con la dirección y el teléfono, y con Heilo Line toda la llamada cuando usted contesta.

Consultas de vendedores

Un propietario que se plantea vender llama para pedir una valoración. Puede llamar a varias agencias, así que cuenta una devolución de llamada rápida y concreta.

Coordinación de visitas

Cuando los compradores quieren concertar o cambiar visitas, Heilo graba la solicitud con la fecha propuesta y la dirección de la propiedad.

Seguimiento de recomendaciones

Cuando antiguos clientes o socios recomiendan a alguien, Heilo graba el mensaje con el origen de la recomendación y lo que necesita el interesado.

Configuración para agentes

1. Elija un plan — Heilo Voicemail si solo quiere recibir mensajes, o Heilo Line si llama a clientes y quiere grabar esas llamadas.
2. Buzón de voz: configure el desvío con su operador — las llamadas llegan a Heilo solo cuando no contesta o la línea está ocupada. Encontrará las instrucciones en el artículo cómo configurar el desvío de llamadas.
3. Número de empresa: verifique su empresa — tras verificar la empresa (NIP) elige un número y Heilo lo pide al operador; el plazo depende de la verificación.
4. Grabe o elija su saludo — con su nombre y el de la agencia.
5. Active los avisos por SMS — recibe el número de quien llama, el tema y un enlace al panel.

Ver también: ¿Cuántos clientes pierde por llamadas perdidas? | Recuperar leads perdidos

¿Cuánto cuesta?

Heilo Line se factura por número, y cada agente que atiende y hace llamadas por Heilo necesita su propio número. Heilo Voicemail incluye los mensajes tras llamadas perdidas: grabación, transcripción, resumen y aviso por SMS. En medio está Heilo Select: mantiene su número y añade Heilo a las llamadas que elija si su operador permite llamadas de conferencia; Heilo graba desde que se une. Se factura mensualmente por número y el IVA se añade al pagar. Heilo Line incluye 6 horas de llamadas registradas por número en cada periodo de facturación; cada hora adicional se cobra por minuto según la tarifa de la página de precios y se añade a la siguiente factura. Heilo Voicemail y Heilo Select tienen un límite orientativo de 500 minutos grabados por número al mes, que nunca bloquea llamadas. Los planes y precios están en la página de precios.

Resumen

Los agentes inmobiliarios pierden llamadas en los momentos que más importan: visitas, desplazamientos y jornadas de puertas abiertas. A quien llama mucho a clientes le conviene más Heilo Line: las llamadas por el número de empresa +48 se graban y las devoluciones de llamada se planifican en un solo lugar. Para empezar basta Heilo Voicemail: graba los mensajes tras llamadas perdidas y envía un SMS con un enlace, para que pueda devolver la llamada después de la visita.

FAQ — Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si quien llama pregunta por una propiedad concreta?

Heilo graba el mensaje en el que quien llama indica la dirección, el número del anuncio del portal o una descripción de la propiedad. Lo encontrará en la transcripción y el resumen, así que puede preparar los detalles de la oferta antes de devolver la llamada.

¿Necesito equipo especial?

No. Heilo Voicemail funciona con el desvío de llamadas de su operador en su móvil o teléfono de oficina actual. Con Heilo Line, las llamadas entrantes llegan al teléfono que elija en el panel y las salientes las inicia en el panel de Heilo. No tiene que comprar equipo.

¿Cómo se compara con un asistente virtual?

Un asistente virtual habla con el cliente y puede concertar una visita. Heilo no lo hace: nunca habla con quien llama, reproduce un saludo, graba un mensaje o una llamada y prepara la transcripción y el resumen. La conversación con el cliente la lleva usted. Comparamos los costes de un contestador y de un asistente en el artículo cuánto cuesta un contestador telefónico.

¿Puede usar Heilo toda la agencia?

Sí. Invita a los miembros del equipo a una misma cuenta y les da roles (propietario, administrador, gerente, agente). Con Heilo Line, cada agente que atiende y hace llamadas por Heilo tiene su propio número, porque un número suena en un solo teléfono.