Contestador automático para talleres mecánicos

Resumen: Cuando un mecánico no puede contestar, la llamada desviada por su operador llega al saludo de Heilo y quien llama deja el coche y la avería en un mensaje. Heilo graba el mensaje, crea la transcripción y un resumen y le envía un SMS con el tema y un enlace, para que el taller devuelva la llamada con contexto. Heilo no habla con quien llama, no da presupuestos y no reserva citas.

Ejemplo: Un mecánico está bajo un coche cambiando pastillas de freno. El segundo está en el banco de alineación. El teléfono suena dos veces y nadie puede contestar. Quien llama puede probar en otro taller, y usted ni siquiera sabe por qué llamaba.

En muchos talleres los clientes nuevos siguen llamando en lugar de escribir. La persona que contesta al teléfono y la que repara los coches suelen ser la misma.

Por qué el taller no contesta

• Los mecánicos no pueden atender el teléfono. Tienen las manos sucias, están bajo un vehículo o usan equipos ruidosos.
• Los talleres pequeños suelen no tener recepción. Quien trabaja en el coche también contesta al teléfono.
• Los clientes llaman para pedir presupuesto. Una conversación sobre precio y alcance puede alargarse mientras un coche espera en el elevador.
• Las averías son urgentes. Un conductor cuyo coche se ha parado quiere una respuesta de inmediato.
• La hora punta de la mañana ocupa las manos. Muchas consultas llegan cuando se reciben y entregan los coches.

Cómo funciona el buzón de voz para un taller mecánico

1. Configura con su operador el desvío de las llamadas no contestadas a su número de Heilo (Heilo Voicemail). La guía sobre cómo configurar el desvío de llamadas explica cómo.
2. Heilo reproduce un saludo con el nombre del taller y recoge un mensaje; no mantiene una conversación.
3. Quien llama dice qué coche tiene, qué ocurre y cómo localizarle.
4. Heilo graba el mensaje, crea la transcripción y un breve resumen con el tema.
5. Si las notificaciones están activadas, recibe un SMS con el nombre o el número de quien llama, el tema y un enlace a la llamada. No prometemos un tiempo de entrega concreto.
6. Devuelve la llamada entre trabajos; usted decide qué atender primero.

La transcripción recoge la marca y los síntomas, pero los datos importantes, como una matrícula o el nombre de una pieza, compruébelos en la grabación.

Ejemplo de saludo para el taller

«Buenos días, ha llamado al taller [nombre]. Ahora estamos trabajando en los coches y no podemos contestar. Deje su nombre, su número, la marca y el modelo del coche y cuéntenos qué le pasa. Este mensaje se graba y le devolveremos la llamada cuando lo hayamos escuchado.»

Encontrará más ejemplos de saludos en otra guía.

Ejemplo de mensaje y resumen

Ejemplo: un cliente deja este mensaje: «Buenos días, tengo un Seat León de 2017 y al frenar chirría y rasca. Pónganse en contacto conmigo, puedo llevarlo esta semana.»

En el panel tiene la transcripción y un resumen como: «Frenos: chirrido y roce al frenar, Seat León 2017, el cliente pide cita esta semana». El SMS indica quién llamó (el nombre de sus contactos o el número), el tema y un enlace a la llamada.

Situaciones típicas en el taller

El cliente pide presupuesto

Quien pregunta por el precio suele llamar a varios talleres. Heilo anota de qué servicio y de qué coche se trata, así que usted devuelve la llamada con información concreta sobre el servicio y la fecha.

Clientes de flotas y empresas

Los clientes que gestionan una flota necesitan un taller al que se pueda llamar. Un mensaje guardado en el panel le permite devolver la llamada en lugar de perderla sin rastro.

Avería fuera de horario

El coche de un cliente se avería a las 20:00 y llama a su taller. El mensaje espera en el panel hasta la mañana, así que puede llamar antes de que encuentre otro taller. Más sobre esto en la guía de llamadas fuera del horario laboral.

Lo que Heilo no hace

• No habla con quien llama.
• No da presupuestos.
• No reserva citas.
• No valora por usted lo urgente que es una solicitud.
• No graba las llamadas que usted contesta en su propio número con Heilo Voicemail.

Si también quiere grabar las llamadas que contesta, para eso está Heilo Select: añade Heilo a una llamada concreta. Su operador debe admitir llamadas de conferencia, y Heilo graba desde que se une.

Cuánto cuesta y cómo calcular el retorno

Heilo Voicemail cubre los mensajes tras las llamadas perdidas: grabación, transcripción, resumen y aviso por SMS. La facturación es mensual. El plan tiene un límite de uso razonable meramente informativo que no bloquea llamadas. Consulte aparte los cargos de su operador por las llamadas desviadas. Los planes y precios están en la página de precios, y el producto se describe en la página del contestador automático.

Durante un mes anote las llamadas perdidas, los mensajes dejados, las devoluciones de llamada logradas y los trabajos. Después compare el margen de los trabajos recuperados con el precio del plan, y no dé por hecho que cada mensaje acabe en una visita.

Configuración para el taller paso a paso

1. Configure el desvío si no contesta. El código GSM habitual es **61*número#, y ##61# lo cancela, pero los códigos y costes dependen del operador, así que compruébelo con el suyo. Antes de cambiar nada, pregunte si su operador admite desvíos y cuánto cuestan. Guías para el teléfono: Android y iPhone.
2. Configure el saludo con el nombre del taller.
3. Llame desde otro teléfono y no conteste. Así comprobará el saludo, la grabación y el SMS.
4. Revise los resúmenes entre trabajos. El SMS dice quién llamó y por qué, y los detalles están en el panel.

Resumen

Los talleres mecánicos pueden perder consultas cuando los mecánicos no contestan mientras trabajan en los coches. Con el desvío bien configurado, Heilo.io reproduce el saludo, guarda el mensaje y entrega una transcripción entre trabajos. El resultado depende del número de mensajes y de la rapidez y la calidad con que devuelva la llamada.

Véase también: Contestador automático para fontaneros | Buzón de voz inteligente vs tradicional | Contestador automático moderno

FAQ: preguntas frecuentes

¿Entiende Heilo las descripciones de averías de coches?

La transcripción recoge la marca, el modelo y los síntomas descritos, y el resumen indica el tema. Con el ruido del taller, nombres de piezas y números, compruebe los datos importantes en la grabación. Heilo no diagnostica el coche y no valora la urgencia.

¿Y si el cliente solo quiere el precio?

Heilo anota el servicio y los datos del coche, así que usted devuelve la llamada con información concreta sobre el servicio y la fecha.

¿Necesito un ordenador o un teléfono especial?

No. Heilo funciona con el desvío de llamadas estándar. Recibe el SMS en un teléfono normal. El panel completo está disponible desde cualquier navegador.