Ringoflow vs. Heilo: ¿centralita virtual o grabación de llamadas?

En resumen: Ringoflow es una centralita virtual para pequeñas y medianas empresas: saludo, menú de opciones, desvío de la llamada a una persona o departamento, extensiones con cuenta VoIP y mensajes de buzón convertidos en texto. Heilo no es una centralita. Heilo Voicemail guarda los mensajes que se dejan tras las llamadas perdidas, y Heilo Line da a cada comercial un número de empresa polaco (+48) cuyas llamadas entrantes y salientes se graban automáticamente, con transcripción, resumen y tareas. Elija Ringoflow cuando quiera distribuir las llamadas dentro de la empresa, y Heilo cuando quiera conservar lo que se dijo en la conversación.

El equipo de Heilo ha elaborado esta comparativa a partir de su propio producto y de las páginas públicas de Ringoflow (consultadas el 20 de octubre de 2026). Comparamos la finalidad, la unidad de cobro y el precio, el menú y el desvío de llamadas, la grabación, lo que obtiene después de una llamada, la integración con el CRM y lo que le falta a cada solución.

¿Qué problema quiere resolver?

El teléfono suena mientras usted está con un cliente, en una reunión o en el taller, y no puede contestar. Algunas personas que llaman no dejan mensaje, así que nunca sabe que alguien esperaba una respuesta.

Una centralita como Ringoflow decide adónde va una llamada entrante (menú, persona, departamento) y qué ocurre cuando nadie contesta.

Heilo se ocupa de lo que queda después de que suene el teléfono: un mensaje tras una llamada perdida (Heilo Voicemail) o la transcripción, el resumen y las tareas de las llamadas de sus comerciales (Heilo Line).

¿Qué es Ringoflow?

Ringoflow es un sistema telefónico virtual (centralita) gestionado por Surmacki&Co. Ltd., con sede en Londres y dirigido a pequeñas y medianas empresas. Según la web de Ringoflow y los precios de Ringoflow (consultados el 20 de octubre de 2026), el sistema funciona así:

• Reproduce un saludo y ofrece a quien llama un menú de voz (IVR), por ejemplo «pulsa 1 para dejar un mensaje». Es un ejemplo, no la descripción de una configuración concreta.
• Dirige la llamada a la persona o la opción adecuada y, según sus preguntas frecuentes, también permite configurar colas de llamadas.
• Proporciona un número virtual. Puedes desviar a él su número actual sin cambiar de operador.
• Una extensión con cuenta VoIP/softphone permite contestar y hacer llamadas desde un teléfono o un ordenador.
• Convierte las grabaciones del buzón en texto y las envía por correo electrónico o SMS.
• Cuando termina la llamada, puede enviar al cliente un SMS que la confirma.
• El panel incluye un informe de llamadas con estados, y los webhooks pasan datos a un CRM; un empleado puede ver el perfil del cliente en el CRM al contestar.

La web menciona que las llamadas «pueden grabarse», pero no da detalles ni precio de esa función. Opcionalmente, algunas llamadas pueden derivarse a un asistente de voz con IA (Enzo, descrito en otra web, talkenzo.com).

¿Qué es Heilo?

Heilo no es una centralita: escucha, graba y resume. Cada plan se cobra por número y mes. Los planes se diferencian en qué llamadas llegan a Heilo:

• Heilo Voicemail: configura en su operador el desvío de las llamadas perdidas a Heilo. Quien llama oye su saludo (los saludos y su horario se ajustan por número) y deja un mensaje. En el panel recibe la grabación, el texto y el resumen, además de un SMS de aviso con los datos de quien llamó, el tema y un enlace. También puede enviar a quien llamó un SMS a partir de una plantilla.
• Heilo Select: conserva su número y añade a Heilo a una llamada que elija. Su operador debe permitir las llamadas en conferencia, y la grabación empieza en el momento en que Heilo se une.
• Heilo Line: cada comercial tiene un número de empresa +48. Las llamadas entrantes se pasan al teléfono indicado en el panel, y las salientes las inicia en el panel con el botón «Llamar por Heilo» (solo números +48); el cliente ve el número de Heilo. Las llamadas se graban automáticamente y, después, recibe la transcripción, el resumen y propuestas de tareas. En las llamadas con dos interlocutores, el entrenador de llamadas muestra qué salió bien y qué se puede mejorar. Las próximas llamadas con clientes las añade a «Planificadas».

Una vez configurada la integración, los resultados llegan a su CRM mediante la API, webhooks firmados, Zapier o Make. Un negocio sin CRM puede trabajar con los apartados integrados Contactos, Proyectos y Tareas. Heilo nunca habla con quien llama. Consulte el asistente de llamadas y el buzón de voz empresarial.

Diferencias principales

Los datos de Ringoflow proceden de sus propias páginas: la web de Ringoflow y los precios de Ringoflow (consultados el 20 de octubre de 2026). Los planes y precios de Heilo están en la página de precios.

Precios: comparación completa

Ringoflow Standard: 88 PLN/mes

Incluye: 1 centralita virtual (saludo, menú de opciones, desvío de llamadas), 1 número virtual, 1 extensión con cuenta VoIP/softphone, configuración, locuciones grabadas, 60 notificaciones por SMS al mes, conversión de mensajes de buzón en texto y un informe de llamadas en el panel.

Costes adicionales:

• Extensión adicional: 19 PLN/mes
• Número fijo adicional: 49 PLN/mes
• Paquete de 400 SMS: 100 PLN
• Recarga para llamadas salientes: 100 PLN

Con una configuración más avanzada, el coste puede aumentar por las extensiones adicionales, los paquetes de SMS y las recargas de llamadas salientes. La página no indica si los precios incluyen el IVA. Fuente: precios de Ringoflow (consultados el 20 de octubre de 2026).

Heilo: se cobra por número y mes

Los planes Heilo Voicemail, Heilo Select y Heilo Line se cobran mensualmente por número. Los precios son netos y el IVA se añade en el pago; los importes están en la página de precios. El límite de uso razonable es de 500 minutos grabados por número y mes; es informativo y no bloquea nada. Consulte por separado los costes de desvío de su operador.

Ejemplo: un negocio de una sola persona que solo necesita mensajes tras las llamadas perdidas. Ringoflow Standard cuesta 88 PLN al mes e incluye en ese precio un menú y una extensión; por el lado de Heilo, es un número con Heilo Voicemail, que se cobra por número y mes.

Ejemplo: un equipo de cinco comerciales. Con Ringoflow es el paquete Standard más cuatro extensiones adicionales, es decir, 88 PLN + 4 × 19 PLN = 164 PLN al mes, más las recargas para llamadas salientes; la página no da precio para grabar las llamadas contestadas. Con Heilo son cinco números con Heilo Line, que se cobran por número y mes (precios en la página de precios), con grabación automática, transcripción, resumen, tareas y entrenador de llamadas.

Con estos importes se pagan cosas distintas: Ringoflow pone precio a una centralita, y Heilo pone precio a un número cuyas llamadas se convierten en notas.

Cuándo tiene sentido Ringoflow

Ringoflow es la mejor opción si:

• Tiene un equipo y necesita distribuir las llamadas entre varias personas o departamentos (por ejemplo, una clínica con recepción y médicos).
• Necesita un menú IVR, por ejemplo «pulsa 1 para reservas, pulsa 2 para reclamaciones».
• Toda la oficina debe contestar y llamar mediante extensiones y un softphone.
• Quiere conservar su número y añadirle un menú y una cola.
• Su equipo llama a números fuera de Polonia. Heilo Line solo marca números +48, así que compruebe con el proveedor de la centralita que admite los destinos que necesita.

Ringoflow es una centralita clásica llevada a la nube. Si conoce este tipo de soluciones y necesita distribuir llamadas, la encontrará ahí.

Cuándo Heilo es la mejor opción

1. Es un autónomo o un equipo pequeño sin recepcionista. Empiece con Heilo Voicemail: no necesita un menú de «pulsa 1, pulsa 2»; basta con que el cliente deje un mensaje. Recibe la grabación, el texto, el resumen y un SMS con los datos de quien llamó, el tema y un enlace.

2. Tiene un equipo comercial. Con Heilo Line, cada comercial tiene su propio número, y las llamadas entrantes y salientes se graban automáticamente. Nadie tiene que activar nada durante la llamada: el comercial contesta en el número de Heilo o marca con «Llamar por Heilo».

3. Después de una llamada necesita una nota, no un archivo. Recibe la transcripción, el resumen y propuestas de tareas y, en una llamada con dos interlocutores, el entrenador de llamadas muestra qué salió bien y qué se puede mejorar.

4. Los acuerdos deben llegar a su CRM. Heilo los transmite mediante la API, webhooks, Zapier o Make; los negocios sin CRM usan Contactos, Proyectos y Tareas. Consulte envío de llamadas al CRM.

5. No necesita menú ni extensiones. Cada número suena en un solo teléfono, lo cual basta para un comercial que contesta sus propias llamadas.

Qué obtiene tras un mensaje y tras una llamada

Mensaje de ejemplo: «Hola, llamo por una revisión de la instalación eléctrica de nuestra oficina. Por favor, llámeme antes del viernes».

Ringoflow envía el texto del mensaje por correo electrónico o SMS. Heilo Voicemail le da la grabación, el texto y el resumen en el panel, además de un SMS con los datos de quien llamó, el tema y un enlace.

Con Heilo Line, tras una llamada contestada o saliente recibe en el panel la grabación, la transcripción, el resumen y propuestas de tareas y, en una llamada con dos interlocutores, el entrenador de llamadas añade qué salió bien y qué se puede mejorar.

Lo que Heilo no ofrece (y Ringoflow sí)

Seamos justos:

• Sin menú IVR. Si necesita «pulsa 1, pulsa 2», elija Ringoflow.
• Sin extensiones ni colas. Cada número suena en un solo teléfono, y cada comercial necesita su propio número de Heilo Line.
• Llamadas salientes solo desde el panel y solo a números +48. Una llamada marcada en la aplicación Teléfono habitual no pasa por Heilo y no se graba.
• Un número de empresa solo con Heilo Line. Recibe el número +48 una vez que verificamos su empresa por su número fiscal polaco (NIP); el plazo depende de la verificación. Heilo Voicemail y Heilo Select funcionan con su número actual.
• Heilo no habla con quien llama ni deriva llamadas a un asistente de voz.

Más sobre el desvío frente a la centralita: desvío de llamadas vs. centralita virtual.

Lo que no encontramos en la web de Ringoflow

A fecha de 20 de octubre de 2026:

• La web no describe transcripción, resumen ni tareas para las llamadas contestadas, solo la conversión de los mensajes de buzón en texto.
• La web no describe un entrenador de llamadas.
• La web no indica si los precios incluyen el IVA.

Lo que sí indica la web es un límite de SMS: 60 notificaciones al mes en el plan y, después, paquetes de 400 SMS por 100 PLN.

Informar a quien llama y conservar las grabaciones

Los números nuevos de Heilo Line empiezan en el modo «Aviso antes de la llamada»: la otra persona oye un aviso sobre la grabación antes de que Heilo la conecte, y puede cambiar el modo en los ajustes del número. En Heilo Select, es usted quien informa a la otra persona de la grabación. Heilo le da las herramientas para informar a quien llama (un aviso, su propia redacción, una etiqueta de llamada). Su empresa, como responsable del tratamiento, aporta la base jurídica y cumple el deber de informar.

Una grabación se conserva 365 días por defecto y después se elimina; la transcripción permanece. Una llamada movida a la papelera se borra 30 días después, junto con su grabación, transcripción y resumen; queda un registro con el número, la fecha y las notas. Más información: grabar llamadas de clientes y RGPD.

¿Se pueden usar los dos?

Ringoflow puede encargarse de la línea de la oficina, el menú y las colas mientras sus comerciales hablan con los clientes a través de números de Heilo Line; Heilo graba esas llamadas y las convierte en notas. Un comercial que conserva su propio número puede usar Heilo Select si su operador admite llamadas en conferencia. Decida qué número debe ver el cliente, para que no llame una vez a la centralita y otra al comercial. No afirmamos que exista una integración probada entre ambos.

Resumen: tabla de decisión

Un negocio que necesita distribuir llamadas empieza con Ringoflow. Un negocio que necesita mensajes empieza con Heilo Voicemail. Un equipo comercial que necesita notas de sus llamadas elija Heilo Line.

Ver Heilo Line para equipos comerciales · buzón de voz empresarial · precios

Más sobre toda la categoría: contestador automático para empresa y Heilo vs. Ringostat.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuestan Ringoflow y Heilo?

Ringoflow Standard cuesta 88 PLN al mes (la página no indica si incluye el IVA) más complementos. Ringoflow anuncia una prueba de 14 días sin compromiso.

Los planes de Heilo se cobran por número y mes; consulte la página de precios.

¿Cuál incluye en el precio la transcripción del buzón de voz?

Los dos. Ringoflow Standard incluye la conversión del buzón de voz a texto en la suscripción, y en Heilo Voicemail la grabación, el texto, el resumen y el SMS de aviso forman parte del plan.

¿Tiene Ringoflow transcripción con IA?

La web describe la conversión de un mensaje de buzón en texto, enviado por correo electrónico o SMS. Opcionalmente, algunas llamadas pueden derivarse a un asistente de voz con IA (Enzo, descrito en otra web, talkenzo.com). La web no describe resúmenes de las llamadas contestadas.

¿Tiene Heilo menú IVR o extensiones?

No. Cada número suena en un solo teléfono. Si necesita distribuir las llamadas entre varias personas, elija una centralita.

¿Contesta Heilo el teléfono por mí?

No. Heilo nunca habla con quien llama: reproduce su saludo y recoge un mensaje, o graba la conversación que mantiene usted.

¿Qué servicio transcribe mejor el polaco?

No hemos probado ambos servicios con las mismas grabaciones, así que no nombramos a ningún ganador. Haga la prueba con sus propios nombres, importes y fechas.

¿Puedo conservar mi número de teléfono actual?

Con Ringoflow, sí, desviándolo a un número de Ringoflow. Con Heilo, Heilo Voicemail y Heilo Select funcionan con su número actual, y Heilo Line es un número +48 nuevo. Consulte cómo configurar el desvío de llamadas al contestador.