AI-antwoordservice voor advocatenkantoren: berichten als tekst

Een AI-antwoordservice voor een advocatenkantoor kan twee dingen zijn: een bot die met bellers praat, of voicemail waarvan AI de berichten omzet in tekst. Heilo is het tweede. Als niemand kan opnemen, schakelt uw provider het gesprek door naar Heilo, hoort de beller uw begroeting en laat een bericht achter, en ontvangt u in het dashboard de opname, een transcript en een korte samenvatting; Heilo geeft geen juridisch advies en plant niets in.

Voorbeeld: iemand die bij een aanrijding betrokken is, belt om 18:30 een advocatenkantoor, op een moment dat het kantoor al gesloten is. Als niemand opneemt en er geen plek is om een bericht achter te laten, belt hij misschien het volgende kantoor uit de zoekresultaten.

Waarom gemiste oproepen advocatenkantoren harder raken

• Bellers met een dringende zaak — wie een advocaat belt, heeft vaak een tijdgevoelig probleem (een aanhouding, een ongeluk, een indieningstermijn)
• Avonden en weekenden — juridische zaken wachten niet op kantooruren
• Het volgende kantoor is één klik verderop — wie geen bericht kan achterlaten, belt gewoon het volgende kantoor

Wat gemiste oproepen uw kantoor kunnen kosten, schat u met de calculator voor verloren klanten. Wat een traditionele antwoordservice kost, vergelijken we in onze kostengids.

Zo werkt de voicemail van Heilo voor advocatenkantoren

1. Onbeantwoorde oproepen doorschakelen

Heilo vervangt uw lijn niet. Bij uw provider stelt u de doorschakeling van onbeantwoorde oproepen (en, als u wilt, bij een bezette lijn) naar uw Heilo-nummer in; de stappen staan in onze handleiding voor doorschakelen. Gesprekken die u zelf aanneemt, bereiken u zoals voorheen.

2. De begroeting van uw kantoor

„Goedendag, u spreekt met [naam van het kantoor]. Wij kunnen nu niet opnemen. Laat uw naam, uw telefoonnummer en kort het onderwerp van uw zaak achter. Wij bellen u terug.”

De begroeting spreekt u zelf in of u kiest een voice-over, en een begroetingsschema kan na sluitingstijd een andere versie afspelen. Wilt u liever geen details van de zaak in de berichten, vraag dan in de begroeting alleen om een naam, een nummer en het onderwerp, en bespreek de rest bij het terugbellen. Meer voorbeelden vindt u in het artikel over voicemailbegroetingen.

3. Wat u na een bericht ontvangt

Heilo neemt het bericht op en bewaart in het dashboard de opname, een transcript in de taal van de beller, een onderwerp, een korte samenvatting met een voorgestelde vervolgstap (bijvoorbeeld „Terugbellen”) en voorgestelde taken. Het haalt eruit wat de beller zelf zei, zoals een naam, waar de zaak over gaat en wanneer u kunt terugbellen. Als meldingen aanstaan, ontvangt u een sms met de gegevens van de beller, het onderwerp en een link; de volledige tekst staat in het dashboard. Een bepaalde bezorgtijd beloven wij niet.

Voorbeeld: in het dashboard ziet u het onderwerp „Schadevergoeding na een aanrijding”, de voorgestelde vervolgstap „Terugbellen” en de tekst van het bericht, waarin de beller een naam, een nummer en het tijdstip noemt waarop u kunt terugbellen.

Heilo beoordeelt niet hoe urgent een zaak is. De volgorde van het terugbellen bepaalt uw team nadat het het bericht heeft gelezen.

Wat Heilo niet doet

Heilo praat niet met de beller, geeft geen juridisch advies, neemt geen zaken aan en plant geen afspraken in. Het speelt de begroeting van uw kantoor af en neemt het bericht op. Bij Heilo Voicemail komen alleen oproepen bij Heilo die uw provider heeft doorgeschakeld; gesprekken die u zelf aanneemt, neemt dit abonnement niet op.

Wie de berichten ziet en hoe lang ze worden bewaard

In het Heilo-account van uw bedrijf zien de personen die u uitnodigt de berichten, naargelang hun rol (Eigenaar, Beheerder, Manager, Agent); een agent ziet de gesprekken op de nummers waartoe hij toegang heeft. Een opname wordt standaard 365 dagen bewaard en daarna verwijderd; het transcript blijft. Staat een gesprek 30 dagen in de prullenbak, dan worden de opname, het transcript en de samenvatting verwijderd. In het dashboard is geen instelling waarmee u deze termijnen wijzigt.

Heilo werkt met subverwerkers, onder wie Twilio (telefonie, een Amerikaans bedrijf), Supabase (database op infrastructuur in de EU), Vercel (hosting) en Google Gemini (transcriptie en analyse); de volledige lijst staat in de voorwaarden (de pagina wordt in het Engels getoond). Heilo geeft u de middelen om de beller te informeren (een melding, uw eigen tekst, een label bij het gesprek). Uw bedrijf zorgt als verwerkingsverantwoordelijke voor de rechtsgrondslag en voldoet aan de informatieplicht. Uw kantoor beoordeelt zelf, of met een eigen adviseur, zijn verplichtingen rond het beroepsgeheim. Meer over het opnemen van klantgesprekken en de AVG leest u in deze gids.

Instellen voor advocatenkantoren

1. Stel bij uw provider de doorschakeling van onbeantwoorde oproepen in naar uw Heilo-nummer — oproepen komen alleen bij Heilo terecht als u niet kunt opnemen.
2. Stel de begroeting in met de naam van uw kantoor: spreek hem zelf in of kies een voice-over; na kantoortijd kan een andere versie spelen.
3. Zet sms-meldingen aan of bekijk de berichten in het dashboard.
4. Test het: bel vanaf een ander toestel, neem niet op en controleer of het bericht in het dashboard verschijnt.

Zie ook: Hoe gespreksdoorschakeling instellen | Hoeveel klanten kosten gemiste oproepen?

Wat kost het?

Heilo Voicemail omvat berichten na gemiste oproepen: de opname, een transcript, een samenvatting en een sms-melding. Er wordt maandelijks per nummer gefactureerd; de prijzen zijn netto en de btw wordt bij het afrekenen toegevoegd. Voor elk nummer geldt een fair-use-limiet van 500 opgenomen minuten per maand, die een melding toont en niets blokkeert. Controleer de kosten van uw provider voor doorgeschakelde oproepen apart. De dienst wordt beschreven op de pagina over het antwoordapparaat.

Wil uw kantoor ook gesprekken opnemen die het zelf aanneemt, dan zijn er twee hogere abonnementen. Met Heilo Select houdt u uw nummer en nodigt u Heilo uit bij gekozen gesprekken als uw provider conferentiegesprekken ondersteunt; Heilo neemt op vanaf het moment dat het erbij komt, en u informeert de gesprekspartner zelf. Heilo Line is een Pools bedrijfsnummer (+48) van Heilo voor iedere persoon die klantgesprekken aanneemt en voert; het wordt besteld na verificatie van het bedrijf met het Poolse btw-nummer (NIP). Inkomende en uitgaande gesprekken worden automatisch opgenomen; een uitgaand gesprek start u met Bellen via Heilo (alleen +48-nummers). Een nieuw nummer speelt de gesprekspartner standaard de „Melding vóór het gesprek” af. U krijgt een transcript, een samenvatting en voorgestelde taken, en na een gesprek waarin beide partijen aan het woord zijn, laat de gesprekscoach zien wat goed ging en wat beter kan. Na het instellen van een integratie gaan de resultaten via de API, webhooks, Zapier of Make naar uw CRM. Zie de pagina over de gespreksassistent en alle abonnementen op de prijspagina.

FAQ – Veelgestelde vragen

Kan Heilo intakegegevens vastleggen zoals een juridische secretaresse?

Heilo voert geen gesprek. Het speelt de begroeting van uw kantoor af en neemt het bericht op, en schrijft vervolgens als tekst op wat de beller zelf zei: een naam, een nummer en het onderwerp van de zaak. Waar u de beller om vraagt, bepaalt u in de begroeting.

Hoe zit het met oproepen buiten kantooruren en in het weekend?

Doorgeschakelde oproepen komen ook 's avonds en in het weekend bij Heilo terecht, en een begroetingsschema kan na sluitingstijd een andere versie afspelen. Het bericht wacht in het dashboard, en als meldingen aanstaan, ontvangt u een sms met de gegevens van de beller, het onderwerp en een link.

Bepaalt Heilo welke zaak urgent is?

Nee. Heilo bewaart het onderwerp, een samenvatting en een voorgestelde vervolgstap, en uw team bepaalt de volgorde van het terugbellen nadat het het bericht heeft gelezen.